Bütçe Nasıl Hazırlanır?Bütçe Nasıl Yapılır?

Bütçe Nedir, Bütçe Nasıl Hazırlanır, Bütçe Nasıl Hesaplanır, Bütçe Nasıl Yapılır

Bütçe, gelecek zaman periyodu için yapılan bir finansal plandır. Diğer yandan Yatırım Bütçesi organizasyonun hedeflediği uzun vadileri projeleri içerir. Kamu ve Özel sektör kuruluşlarının ikisi de bütçeleme işlemiyle uğraşır. Hükümetler bütçesi planlanan ihtiyaçlar ve toplum baskısı  baz alınarak gelir kaynaklarının, vergi gelirleri miktarının,  projelerden ve hukuksal yaptırımlardan gelecek olan hasılatın planlanmasıyla başlar. Kamu kuruluşları bütçelerini muhasebe kayıtlarına göre hangi harcamaların yapılabilceğine bağlı olarak hazırlar.

  

Bütçe, organizasyonun hedef ve amaçlarına ulaşması için gerekli kaynakların tespit edilmesini sağlayan operasyonların nicel bir planıdır. Bütçe finansal ve ve finansal olmayan bakış açılarının her ikisini de içerir. Bütçeleme işlemi, bütçe adı verilen bir çeşit plan yapma işidir. Ana bütçe, operasyon bütçesi ve finansal bütçeden oluşur. Operasyon bütçeleri operasyon giderleri için kullanılacak kaynakların tespit edilmesini sağlar. Operasyon bütçeleri; üretim bütçesi, satınalma bütçesi, insan kaynakları bütçesi ve satış bütçelerini kapsar. Finansal bütçe; ilgili periyotta bütçelenmiş operasyonlar ve beklenen işlemler sonucu ortaya çıkan para çıkışlarını ve para kaynaklarının tespit edilmesini sağlar. Bütçelerin aylık bütçe ve sürekli güncellenen bütçe gibi çeşitleri vardır. Gelecek yıl için tek bir bütçe hazırlamaktansa, sürekli güncellenen bütçede, gelecek 12 ay için,her ay sonunda ya da her çeyrek yıl sonunda güncelleme yapılır.

İyi Bir Bütçe Nasıl Yapılır
İyi bir bütçe, geçmiş verilere dayanır ve bu bilgileri referans olarak kullanır, aynı zamanda ayrıntılı bilgiye dayanan ve beklenen harcama miktarlarını içermesi ve tüm dahili ve harici bütçeyi etkileyebilecek faktörlerin bilgisini içermesi gerekir.

Ana Bütçe Bileşenleri Nelerdir
Ana bütçe satış bütçesini içerir, satış bütçesi satılması beklenen birim ürün miktarı ve tutarını gösterir. Bir ticaret firması tekrar satmak için aldığı ürünler için bütçeye ihtiyaç duyar. Bir üretim şirketinin ana bütçesi, üretim bütçesini içerir. Üretim bütçesi, satış bütçesi ve stok bütçesini kullanır (örneğin girdi stokları, parça vs) , böylece dönemin başında ve sonunda ne kadar malzeme olacağı bilinir ve ne kadar üretim yapılacağına karar verilir.

Üretim bütçesi, direkt malzeme bütçesi, direkt işçilik giderleri bütçesi, genel üretim giderleri bütçesi gibi çeşitlerden oluşur. Malzeme ve giderleri ve direkt işçilik giderleri üretim sona erdiğinde net olarak belirlenebilir. Genel üretim giderleri bütçesi, işçilik ve malzeme giderleri hariç, amotisman giderleri, donanım giderleri gibi tüm üretim giderlerini kapsamaktadır. Direkt malzeme giderleri bütçesi, üretime katılan tüm bileşenlerin dönem sonu ve dönem başı miktarlarının nicel olarak ayrıntılı bir biçimde belirlenmesine dayanır. Satınalma departmanına da yardımcı olan malzeme satınalma bütçesi gerekli malzemelerin fiyatlarının hesaplanmasını da kapsar. İşçilik giderleri bütçesi, endüstri mühendisliği bilgilerini kullanır ve üretim bölümünün işgücü ihtiyacını belirlemesi gerekir. İnsan kaynakları departmanı gerekli işgücü miktarını ve beceri seviyesini ilgili departmanlara sunar. Genel giderler bütçesi üretim miktarı baz alınarak belirlenir. Bazı genel giderlerde üretim çıktılarının çeşitliliğine ve miktarına bağlı olarak farklılıklar görülebilir. Bazı bütçeler ise sabittir çünkü üretim mikarının değişmesi bu maliyetlere etki etmez. Örneğin üretim kontrolü giderlerinin bir vardiyada nekadar üretim yapıldığına bakılmaksızın aynı olduğu varsayılır. Daha sonra üretim giderleri ve birim ürün başına üretim maliyetleri belirlenir. Böylece satılacak olan stoktaki ürünlerin miktarı baz alınarak satış maliyetleri de bulunur. Daha sonra satış ve işletme maliyetlerine değer biçilir, bu maliyetlerin içinde satış komisyonları vb giderlerle birlikte, ofis kirası gibi satış miktarından bağmsız sabit giderlerde hesaba katılır.

Bu noktadan sonra, nakit bütçesi yapılır. Nakit bütçesi şu şekilde yapılır; dönem başı nakit para artı gelecekte nakite çevrilecek alacaklar artı nakit satışlar ve diğer kaynaklar eksi nakit harcamalar (ödeme taksitleri, vergiler). Bazen nakit akışı eşitliği –eksi kalan verebilir, giderler gelirlerden fazla olabilir, bu durumda bir kişi borç alma ihtiyacına karar verir. Bazen de eşitlik +artı kalan verebilir, bu durum şunu gösterir, bazı harcama veya yatırımlara gereğinden fazla nakit ayrılmış olabilir. Bütçe hazırlamanın son işlemi ise öngörülen bilançonun hazırlanmasıdır, bu bilançoda; tahmin edilen nakit dengesi, yatırımlar, tahsil edilebilir alacaklar, malzeme envanteri, demirbaşlar, ödemeler, yevmiye ödemeleri, vergi ödemeleri, uzun vadeli borçlar, tasarruf hesapları gibi kalemler verilerin doğruluğunu sağlayacak şekilde çift taraflı eşitlik şeklinde belirtilir.

A) Bütçe ve bütçe kontrolü
1. Taşıma ve yerinde üretim bütçeleriniz nasıl olmalı, hedefleri nasıl belirlenmeli,
2. Bütçe ile yıl sonu karlılığınızın neresinde olduğunuzu görebileceksiniz,
3. Satış, üretim ve diğer operasyonlarınızı ölçülebilirliğini nasıl sağlanacaksınız?
4. Bütçenizde planladığınız değerlere nasıl ulaşacaksınız?
5. Planladığınız ile gerçekleşen rakamlarınız birbirine paralel mi?

B) Başabaş şemaları ve analizi
1. Sabit maliyetlerinizin analizini nasıl yapacaksınız
2. Stratejik kararlarınızı bu analizlerle nasıl alabileceksiniz

C) Metod Mühendisliği, iş basitleştirme ve standardizasyon
1. Menü tasarlarken nelere dikkat edeceksiniz
2. Değerlendirme yaparken hesaplama yöntemleriniz ne olmalı,
3. Yerinde ve taşıma yemek üretimindeki riskler neler?
4. Satış teklifi verirken doğru bir satış fiyatı belirleyebiliyor musunuz?
5. Üretimde maliyetleri artıran unsurlar nelerdir?

D) İstatistiksel analizler
1. Hammadde artış-azalış trendlerini nasıl izleyebilirsiniz
2. Taşıma ve yerinde üretim cironuza göre diğer maliyetleriniz nasıl hareket ediyor.
3. Karlılığınız için hangi maliyet kalemleriniz nasıl kontrol altına alınmalı
4. Personel ve gıda maliyetiniz piyasa koşullarına göre uygun mu?

E) İş akış şemaları
1. Süreçleriniz birbirine hizmet ediyor mu?
2. Yapılan işlerin birbiri ile ilişkisi nedir?
3. Yeni gelen personelinizin oryantasyonunda zayıf mı kalıyorsunuz?

F) Organizasyon el kitabı
1. Kurum kültürünüz var mı? Yoksa diğer firmalar gibi misiniz?
2. Kurumunuzu ve stratejinizi anlatan bir el kitabına sahip misiniz?
3. ISO 9001 standartlarını uygulayabiliyor musunuz?

Bütçe Nasıl Yapılır Bütçeleme Süreci

Bütçeleme işlemi takım çalışması sonucu gerçekleşmelidir. Yukarıdan aşağı yapılan bütçeleme üst yönetim tarafından organizasyonda yürürlüğe konan bir bütçeleme türüdür. Bu yöntem bütçe hazırlama işlemi için verimli bir yol olabilir fakat çalışanların iştirak etmemesi sebebiyle bu tür büçeler çalışanların darılmalarına ve yapılan işler sırasında oluşabilecek problemlerin çözümünde öncülük etmede isteksiz olmalarına sebep olabilir. Çalışanlar hazırlanması sırasında bir parçası olmadıkları bütçelere karşı sahiplenme duygusu hissetmezler.

Aşağıdan yukarıya bütçeleme sürecinde, diğer bir değişle katılımla yapılan bütçelemede, her departman kendi başarı ve şirket hedeflerine göre ihtiyaç ve gereksinimlerini belirler. Çünkü çalışanlar bu bütçeyi sahiplenebilir fakat beklentilerinde aşırıya kaçabilirler. Bu iki uç örneğin dengeli olarak uygulanması başarılabilir. Üst yönetim hangi bütçe hazırlanacaksa bunun nasıl bir ahenkte olması gerektiğini belirleye bilir ve bir yol haritası oluşturabilir. Bütçe hedeflerini tutturan veya olumlu anlamda aşan kişiler için teşvik edici bir unsur olarak gayretlerine karşılık ödüller verilebilir.

Bütçelerde gevşeme ya da istismar edilmesi gibi durumların önüne geçilmesi için bir yönetmelik ya da kılavuz olmalıdır, öyle ki departmanlar durumlarının olduğundan daha iyi görünmesini sağlamak için veya bir takım ödülleri elde etmek için tahmin edilen ihtiyaç miktarlarından daha az harcama yapabilirler. Diğer yandan çok sıkı bütçeler ise cesaret kırıcı ve gerçekleştirilemez durumlar oluşturabilir. Nasıl bir yaklaşım takınıldığı önemli değildir, önemli olan geleceği tahmin etmede bütçesini bir harita veya kılavuz gibi görev yapacağının fakında olmaktır. Bununla birlikte bütçeler katı ve değiştirilemez belgeler gibi görülmemelidir. Eğer fırsatlar ortaya çıkarsa, koşullar değişirse, görülemeyen durumlar gelişirse, bu tür fırsatların avantajlarını bulmak ve kullanmak konusunda bütçenin bir engel teşkil etmesi için hiçbir sebep yoktur.

Bütçelerin hazırlanması ve gerçekleştirilmesini kontrol etmesi amacıyla bir çok şirket bir bütçe komisyonu oluşturur.Ayrıca bütçe farklı bölümlerin birbirleriyle iletişim kurmaları için bir geçit aygıtı olarak da görülebilir. Satış, üretim, satınalma, endüstriyel ilişkiler, satış pazarlama, depo, bilgi işlem, muhasebe, kalite kontrol gibi diğer tüm departmanlar, şirketin hedeflerine ulaşmasında kendi rollerini ve diğer departmanların rollerini görerek anlayabilirler. Bu katılımcılık farklı departmanların bütçe son haline gelinceye kadar birbirleriyle müzakere etmelerini ve uzlaşmalarını gerektirir. Şirket hedefleriyle çalışanların hedefleri örtüştüğünde, şirkette uyumlu bir hedef birliği oluşur. Çalışanların hedeflerini dikkate almayan bütçeler sıklıkla başarısız olurlar. Bütçe tamamlama süreci, ilgili departmanların kabulleri ve üst yönetimin onay ve imzasıyla sona erer. Şirketin üretim karması, satış fiyatları, işçilik ücretleri, mühendislik gereksinimlerine bağlı olarak şartlar değişirse, bütçe revizyonuna gereksinim duyulabilir.

Bütçe Nasıl Yapılır Bütçe Hazırlama Teknikleri

Artışa Bağlı Bütçe; bir önceki yılın rakamları baz alınarak hazırlanan, enflasyon faktörünü göz önünde bulunduran bir bütçedir. Kamu kurumlarında kullanılan bir yaklaşım olmasına rağmen bir çok insan bu kolaylığı uygun bulmuştur, çünkü gelecek yıl gerçekleşecek olan olaylar ve potansiyel gelişmeleri hesaplayarak ve tahmin ederek hazırlanması gereken bütçe kavramına tamamen terstir.

Sıfır Tabanlı Bütçe; 
Sıfır Tabanlı Bütçe,her bütçesel kalem için sıfır noktasından başlar ve departman giderler için kullanılan her bir Lirayı açıklar ve haklı gösterir. Bu yöntem 1970 lerde ABD ve birkaç ülkede kullanılmıştır fakat sonraları çok fazla bürokrasi oluşması ve kullanışsız olmasından dolayı bu yöntem terkedilmiştir.

Kaizen Bütçeleme;
Bu kavram japonyadan gelmektedir, açık-şefaf talepler sonucu sürekli iyileştirme bakış açısını baz alan ve beklenen tüm yatırımları kapsayan bir bütçeleme tekniğidir.

Aktivite (Faaliyet) Bazlı Bütçeleme
Aktivite bazlı bütçeleme sistemi, gerçekleştirilen faaliyetlerin maliyetlerine ve ya üretim ve satış için gerekli, mali değeri olan hertürlü hareketin maliyetine odaklanmıştır. Sürekli iyileştirmeyi kolaylaştıran bir bakış açısı vardır.

Kolay gerçekleştirilebilir bütçeler, çalışanların iyi performan göstermeleri bakımından, sıklıkla başarısızlıkla sonuçlanırlar. Gerçekleştirilmesi çok zor hedefler içeren bütçeler, yöneticilerin heveslerini kırar, öyle ki bu hedefleri gerçekleştirmeye bile kalkışmazlar. Sonuç olarak bütçeler zorlu hedefler içermelidir fakat aynı zamanda bu hedefler gerçekleştirilebilir olmalıdır.

  

Bütçe Kontrolü Nasıl Yapılır İyi Bir Bütçenin Özellikleri

Esnek bütçeler, gerçek performansa göre değiştirlir. Şu açıktır ki, bütçede 1000 parça üretim yapılacağı belirtilmişken, gerçekte 2000 parça üretilmiş olması durumunda gerçek üretim hacmiyle bütçedeki verilerin karşılaştırılması anlamsız olacaktır. Mevcut bütçede bulunan birim ürün maliyetleri kullanılarak, birim maliyet gerçekleşen sayıda ürünle çarpılarak, üretim artış oranına göre gerçekleşen fark, yeni esnek bütçeye yansıtılabilir.

Kira giderleri gibi sabir maliyetler, üretim miktarındaki değişimlerden etkilenmezler ve değişmezler. Bu sebeple, gerçekleşen üretim, bütçelenen üretimden farklı olsa dahi, sabit giderler bütçelerinde ayarlama yapılmaz.

Son olarak, iyi bütçeler sadece iyi bütçeleme teknikleriyle hazırlananlar değil, aynı zamanda işi gerçekten iyi bilenler tarafından hazırlanmalı ve bütçeyi etkileyebilecek dış etkenlerin farkında olunmalıdır. Bütçeler şirketlere bir planlama aygıtı hizmeti sunarlar. Bütçeleme şirketlere karar verme ve farklılıkları araştırmak için anlamlı bilgiler sağlar. Bütçeleme şirkete değişen şartlara bağlı olarak oluşan geri bildirimlere dayanarak yeniden planlama yapmasında yardımcı olur. Ulaşılabilir, adaletli ve katılımcı bir tarzda hazırlanan bütçeler, çalışanların iletişimini, bağlılığını ve motivasyonunu arttırıcı bir araçtır.












kaynak:nasılyapılmalı.com