ZAMAN YÖNETİMİ VE VERİMLİLİK EĞİTİMİ

—ZAMAN YÖNETİMİ VE VERİMLİLİK EĞİTİMİ

  Zaman ilk kez Danimarka’da meşgul yöneticilerin, zamanlarını daha iyi yönetebilmeleri için organize edilmiş bir eğitim aracı olarak ortaya çıkmış ve tüm dünyaya yayılmıştır.

Zamanı öldürmekten söz ederiz; ama bizi öldüren zamandır.

Alphonse Allais

Zaman Kavramı

—Tek yönde sürekli akan bir kavram (Newton’a göre)

—Olayları oluşuna göre sıralayan ve olaylara anlam veren bir boyuttur.(Einstein’e göre)

—Olayların geçmişten bugüne gelip, geleceğe doğru birbirini takip eden kesintisiz bir süreçtir.

—Zaman çoğunlukla yeterli olmadığından şikayetçi olduğumuz; her zaman tasarruf etmeye çalıştığımız, çoğunlukla kaybettiğimiz bir şeydir

—Zaman, insanın duyu organlarıyla algılayamadığı fiziksel, felsefi, psikolojik ve sosyolojik boyutları olan bir olgu ve gerçektir. Zaman, hayatın ta kendisidir.

—“Vakit nakittir.”; ancak para, tasarruf edilebilir, biriktirilebilir, ödünç alınabilir. Zaman, tasarruf edilemez, biriktirilemez, ödünç alınamaz, satın alınamaz, durdurulmaz, depolanmaz ve geri döndürülemez.

—Zaman, bireylerin ve örgütlerin sahip oldukları kıt bir kaynaktır. Bir gün, 24 saat, 1440 dakika, 86 bin 400 saniyeden oluşmaktadır. Her insanın günlük 24 saatten oluşan bir zaman bütçesi vardır. Ama bu zamanın, mutlaka o gün tüketilmesi gerekmektedir. Bir kısmını takip eden güne aktarmak mümkün değildir.

— Bu gerçek, zaman kullanımı ve yönetiminin hataya pek fazla toleransının olmadığı gerçeğini de ortaya çıkarmaktadır.

—Zamanın Ortak Özellikleri

—Zaman herkes için adil ve demokratik bir biçimde dağıtılmıştır.Yani herkesin bir günlük zamanı aynıdır

—

— Zaman satın alınmaz

—Biriktirilemez

—Ödünç alınamaz

—Dondurulamaz

—Çalınamaz

—Hiç bir şekilde değiştirilemez.

   Tek yapabileceğimiz, sahip olduğumuz zamanı en iyi şekilde değerlendirmektir.

—

—

—Zaman Kavramı

—Zaman algısı hepimiz için farklıdır.

—

—Zaman kavramının anlaşılabilmesi için ortaya konulması gereken bir başka yaklaşım da, “saatin gösterdiği zaman” ve “hissedilen zaman” faktörlerinin açıklanmasıdır. Her şeyden önce, saatin gösterdiği zamanla hissedilen zamanın birbirlerinden farklı oldukları bilinmelidir.

—

Güzel bir kızla flört ederken bir saat bir saniye gibi gelir.Kızgın bir közün üzerinde otururken bir saniye bir saat gibi gelir. 

Einstein

—

—Algılanan Zaman Çeşitleri

—Gerçek Zaman: Objektif zaman olarak da adlandırılır. Saatin gösterdiği zamandır. Bu zaman izlenebilir bazı değişmelerle ölçülebilir. Yıldızların hareketi, dünyanın dönmesi gibi düzenli olarak izlenen bazı fiziksel olaylar; veya bir saatin çalışması gibi suni olarak yapılan bazı düzenli hareketler esas alınır.

—Psikolojik Zaman: Subjektif zaman da denir. Hissedilen zamandır. Saatin neyi gösterdiğine bakılmaksızın bir olayda geçen süreyi kısa veya uzun hisseder ve buna göre kısa veya uzun süre diye karar veririz. Saat zamanı çok kesin birimlerle ölçülürken, subjektif zamanın anlaşılması güçtür.

—Biyolojik Zaman: Yaşayan tüm varlıkların kurulu bir biyolojik saate sahip olduğu görülür. Biyolojik saat, alışkanlıklara göre kurulur. Çoğu zaman uyanmak için kurduğumuz saatin alarmı çalmadan biraz önce uyanırız. Bir biyolojik saat, bize kalkma zamanının geldiğini söylemiştir. Biz derece derece uyuma ve uyanma saatlerini değiştirirsek, biyolojik saatte yeni programa kendisini ayarlayacaktır.

—Yönetsel Zaman: Yönetsel zaman, birden çok insanı bir araya getirebilecek nitelikteki bir amaç belirlemesi ile bu amaca ulaşmak için yerine getirilen planlama, örgütleme, yürütme, koordinasyon, denetim ve yönetici eğitimi faaliyetlerinin gerektirdiği iş gören ve makine zamanı toplamıdır.

—

—Zaman Yönetimi

  Etkin zaman yönetimi için “doğru işi, doğru zamanda, doğru şekilde ve doğru yerde yapmaktır.”, denilebilir.

Zamanı ve sözleri dikkatsizce kullanma, ikisi de geri alınamaz.

Anonim

—Zaman Yönetimi

—Zaman yönetimi acil önceliklere ve planlamaya odaklanır.Ancak bunlar kadar önemli bir başka konuda öz yönetimdir; yaşadığımız olayların kontrolünü sağlamaktır; bireyin kendisini yönlendirerek olayları yönetmesidir. Yaşadığımız olayların ne kadarı bizim istediğimiz gibi gerçekleşiyor? Ne kadarının oluşmasını biz belirleyebiliyoruz? Olayların meydana gelmesindeki etkilerimiz nelerdir? Bütün bu soruların cevabi bizim zamanımızı yönetebilmedeki başarımızı göstermektedir.

—Etkin Zaman Yönetimi Olabilmesi İçin

1.Mevcut zamanın nasıl kullanıldığının ortaya çıkarılması.

2.Zaman problemlerinin tanımlanması.

3. Kendini tanımlama.

4. Amaçları ve öncelikleri belirleme.Hedef koyma.

5. Program hedeflerini uygulama ve planlara aktarma.

6. Günlük programlar ve rehberler hazırlama.

7.Zaman yönetimi

teknikleri geliştirme.

8. Süreci İzleme

9.Enerji

—

—Etkin Zaman Yönetimi İçin

— Zor olandan kolay olana doğru işleri yapmak.

— İşleri planlanan güne ve saate göre yaparak, sürüncemede bırakmamak.

— Bir işi bitirmeden diğerine geçmemek.

— Eldeki ise tüm enerji ile sarılmak.

— Yaratıcılıkla ilgili faaliyetler için zaman ayırmak.

— Rutin işlerden kaçınmak.

— Gereksiz ayrıntılardan uzak durmak.

— Toplantılarda gündemi kullanmak.

— Toplantıları zamanla sınırlamak.

— Engellenmeden çalışabilecek saatleri belirlemek.

— Çalışmayı engelleyen faktörleri saptayarak ve bunları ortadan kaldırmak için önlemler almak.

—İş paylaşabilecek eleman yetiştirmek.

—

—

En güç üç şey vardır: Bir sırrı saklamak, bir yarayı unutmak, boş zamanı iyi kullanmak.

Sadi Şirazi

—

—Aşağıdaki Maddeler Sizi Anlatıyor mu?

— Devamlı olarak iş yetiştirememe endişesi,

—

— Görüşeceğimiz kişiler ve ziyaretçileriniz için zaman ayıramama,

—

— Hiç bir şey yapmadan gücünü boşa harcama duygusu,

—

— Görülmesi ve ziyaret edilmesi gereken kişileri görememe,

—

— Cevap verilecek maillere cevap bulamama ,

—

— Aksam yemeğinden sonra yapılacak işlerin stresi,

—

— Telefon görüşmelerini yetiştirememe,

—

— Verimsiz, meşguliyetlerle dolu, boş bir gün geçirme duygusu ile yorgunluk, üzüntü ve stres.

—

—Zamanı İyi Değerlendirebilmek İçin 4 Yol

1.  Zaman Kütüğü

—

  Öncelikle bir zaman kütüğü hazırlanır. Zaman kütüğü bir insanin, günlük zamanını nasıl harcadığını analiz etmeye yarayan bir araçtır. Bu analizi yapabilmek için, 24 saat, 15'er dakikalık dilimler halinde bölünür. Bir hafta süreyle yapılan işler kaydedilir. Daha sonra hangi işler için ne kadar zaman harcandığı belirlenir. Burada gereksiz olarak yapılan işlere veya önemli olanlara ne kadar zaman ayrıldığı açığa çıkacaktır.

Zamana kusur buluruz, oysa zaman konuşacak olsa utanırız.

İmam-ı Şafii

—

—

—Zamanı İyi Değerlendirebilmek İçin 4 Yol

2. Planlama

  Daha sonra günlük zamanın nasıl kullanılacağını gösteren bir plan hazırlanır. Bu planın yazılı olması şart değildir. Ancak ertesi güne mutlaka planlı girmek önemlidir. Bu plan hazırlanırken şu hususlara dikkat edilmelidir: Günlük, haftalık işler tespit edilir. Bunun için yapılması düşünülen işlerin nedenleri araştırılır, faydası belirlenir. Bu işin hiç yapılmaması durumunda ne olabileceği düşünülür. Bu işi bir başkasının yapıp yapamayacağı üzerinde durulur. Her gün yapılacak işler en önemliden en önemsize doğru sıralanır.

— Planlama

Önceliklerin Yönetimi

                        

      

— Öncelik Sıralaması

—Haftalık Plan Tablosu

—Plan Tablosu

—Zaman Yönetimi Çizelgesi

—

3. Hazırlanan plan uygulanır.

—

— Bunun için en önemli iş, öncelikle yapılmalı, en zor ise, en enerjik zaman ayrılmalı, kolay işler, zor isler arasına serpiştirilmeli, önemsiz işler, en verimsiz saatlere yerleştirilmeli, fazla ayrıntıya girmeden, aşırı titizliğe kaçmadan çalışılmalı, önemsiz kararlar çabuk verilmeli, ayni nitelikte işler aynı grupta toplanmalıdır.

—

—

 

  4. Günün bitiminde, zamanın nasıl harcandığı mutlaka kontrol edilmeli,günün değerlendirmesi yapılmalıdır.

Her işin başı zamanlamadır, bir işin ne zaman yapılacağı, nasıl yapılacağı kadar önemlidir.

Arnold H. Glassow

—

—Pareto Yasası

—80/20 Kuralı, Asgari Çaba ilkesi Pareto Kuralı ya da Dengesizlik ilkesi diye adlandırılır

—

—Pareto'nun keşfettiği nedir? Pareto, 19. yüzyıl İngiltere'si'nin servet ve gelir dağılımlarını inceliyordu. Bulgularına göre, en fazla gelir ve servet azınlık bir kesime gidiyordu. Burada belki de pek şaşırtıcı bir şey yoktu. Ancak, o çok önemli olduğunu düşündüğü iki gerçek daha keşfetti. Bunlardan bir tanesi, (ilgili topluluğun tamamının bir yüzdesi olarak) insanların oranı ile sahip oldukları gelir ve servet arasında istikrarlı bir matematiksel ilişkinin varlığıydı. Bir başka deyişle, eğer insanların % 20'si, servetin % 80'ine sahipse, % 10'unun % 65'ine ve % 5'inin de % 50'sine sahip olduğunu güvenilir bir biçimde tahmin edebilirsiniz. Burada püf noktası oranlar degil, servetin nüfus içindeki dağılımında da görülen tamir edilebilir dengesizliktir. Pareto'yu gerçekten heyecanlandıran, diğer bir bulgu, bu dengesizlik modelinin başka dönemlere ya da ülkelere ait verilerde de tekrarlanmasıydı.

—Pareto Yasası

  80/20 ilkesini, zamanı kullanmaya uyguladığımızda, aşağıdaki sonuçlar ortaya

—

— Herhangi bir bireyin önemli başarılarından çoğu, zamanının küçük bir bölümünde ortaya çıkar.

—

— Basarinin % 80'i kullanilan zamanin % 20'sinde üretilir; buna karsilik, harcanan zamanın % 80'i çıktı değerinin sadece % 20'sini verir.

—

—Yani, "işte harcadığımız zamanın % 20'si, sonuçlarin % 80'ini oluşturur ve harcanan zamanin % 80'i sonuçlarin % 20'sini oluşturur

—

—

  Herhangi bir insan, vaktini nasıl geçireceğini; üstün bir insan ise vaktini nasıl tasarruf edeceğini düşünür.

Arthur Schopenhauer

—

—

—Pareto Yasası

— Zaman yetersiz değildir. Aslında, zamana boğulmus haldeyiz. Zamanının sadece % 20'sini iyi kullanıyoruz.En yetenekli bireyler için, bütün farkı yaratan çoğu kez küçücük zaman dilimleridir. 80/20 ilkesi, etkinliklerimizin en basta gelen % 20'sine ayırdığımız zaman iki katina çıkardığımızda, haftada iki günlük çalışmayla su andakinden % 60 fazlasını başarabileceğimizi söyler. Bu, zaman yönetiminin telaşlı dünyasının onlarca ışık yılı ötesindedir.

—

—80/20 ilkesi daha az eylemde bulunmamız gerektigini söyler. Eylem, düşünceyi kovar. Zamanı çarçur etmemiz, çok fazlasına sahip olmamızdandır. Bir proje yürütülürken en verimli olunan zaman, projeye verilen sürenin son % 20'sidir, çünkü işin teslim tarihinden önce bitirilmesi gerekir. Çoğu projede üretkenlik, verilen zamanı yarıya indirerek ikiye katlanabilir.

—Zaman Tuzakları

  Zaman yönetiminde üzerinde önemle durulan konulardan birisi "zaman tuzakları" ya da "zaman yok edicileridir. Zaman tuzakları, zamanı kullanma açısından karşılaşılan engeller ya da kesintilerin varlığıdır. Bunlar, sosyal ilişkiler, kişisel ve kültürel özelliklerden kaynaklanabilir.

  Zaman tuzaklarınızı tanıyın

—Zaman Tuzakları

—Düşük Değerli Etkinlikler

1.Başkalarının yapmanızı istediği şeyler.

2.Her zaman aynı şekilde yapılan şeyler.

3.Yapmakta olağan dışı olamadığınız şeyler.

4.Yapmaktan hoşlanmadığınız şeyler.

5.Her zaman kesintiye uğrayan şeyler.

6.Başka çok az kişinin ilgilendiği şeyler.

7. Şimdiden, başlangıçta beklediğinizin iki katı zaman almış şeyler.

8.Birlikte çalıştığınız kişilerin güvenilmez ya da kalitesiz olduğunu düşündüğü işler.

—Yüksek Değerli Etkinlikler

1.Yaşamdaki genel amacınıza hizmet eden şeyler.

2.Her zaman yapmak istemiş olduğunuz şeyler.

3.Zamanın sonuçlarla 20/80 ilişkisinde oldugu şeyler.

4.Gerek duyulan zamanı azaltmayı ve/veya sonuçların kalitesini yükseltmeyi vaat eden şeyleri yapmanın yenilikçi yolları.

5.Başkalarının size yapılamayacağını söylediği şeyler.

6.Diğer insanların başka bir alanda başarıyla yapmış oldukları şeyler.

7.Kendi yaratıcılığınızın ise yaradığı şeyler.

8.Kaliteli iş arkadaşları ile yapılan herhangi bir şey.

9.Ya simdi yapılması gereken ya da hiç yapılamayacak olan şeyler.

—

—Erteleme

  İşleri ertelemek; hedeflere ulaşmayı engelleyen, zamanı çalan ve endişe düzeyini artırarak strese girilmesine neden olan bir sorundur. Öncelikli olan işleri zor ve sıkıcı oldukları gerekçesiyle ertelemek tamamlanmaları için gerekli olan süreyi birkaç katına çıkarma sonucunu doğurabilir. İş hayatındaki zorlukların önemli bir kısmı zamanında yapılması gerekip de yapılmayan işlerin birikmesinden oluşur. Ertelemenin nedenleri; tembellik, formda olunan zamanlarda daha başarılı olunacağı inancı ve her şeye bir mazeret bulma gibi alışkanlıklardır. Halbuki erteleme, insanın kendini kandırmasının bir sonucudur

—Erteleme ile mücadele için

—Kendimize karşı açık, samimi ve dürüst olmalıyız

—Bazı insanların işlerini çabucak bitirebilmelerinin sebebi, hedef ve amaçları konusunda kafalarının berrak olması ve bunlardan sapmamalarıdır.

—

—İşte başarının altın kuralı; Kağıt üzerinde düşünmektir.Yetişkin insanların yalnızca % 3 ünün açık ve yazılı hedefleri vardır.Yazan insanların yazmayanlara göre en az 5-10 kat daha başarılı oldukları tahmin edilmektedir.

—

Zamanlarını en kötü şekilde kullananlar, en çok zamanın kısalığından şikayet ederler.

Jean de La Bruyere

—

—

—Hedef Koyarken

—Tam olarak ne istediğinize karar verin.(Yapılmasına hiç gerek olmayan işleri çok iyi yapıyoruz)

— Hedeflerinizi kağıda dökün.Hayaliniz bir anda soyut olmaktan çıkıp, elle dokunulabilir somut hale gelmiş olur.

—Hedeflerinize zaman sınırı koyun.Bitiş tarihi olmayan işlerin acelesi de yoktur.

—Hedefinizi başarmak üzere yapmanız gerekenlerle ilgili aklınıza gelen her şeyin bir listesini çıkarın.

—Listenizi öncelik sırasına göre düzenleyin.

—Her gün sizi ana hedefinize yaklaştıracak bir şeyler yapın.

—Hep ileri gidin ve asla hareket etmeye başladıktan sonra durmayın.

—

—Peter Drucker’den Tavsiyeler

—Yönetici görevlerinden yola çıkmamalıdır, zamanından yola çıkmalıdır. İşe plan yapmakla değil, zamanının gerçekte nelere harcandığını bularak girişir. Ardından, zamanını denetim altına almaya ve zamanı üzerindeki üretken olmayan talepleri bir kenara itmeye yönelir.

—

—Yöneticinin kendi yapacağı işleri ve ne yapacağını önceden görmesi, yapmaması gereken işleri seçmesi, dağınıklıktan kurtulması toplantılarda ve gündem maddelerinde zaman sınırlaması yaparak yönetimde zaman kaynağını verimli ve bilinçli bir biçimde kullanılmalıdır.

—Peter Drucker’den Tavsiyeler

— Çabuk karar vermelidir. Bunun anlami her zaman aceleci davranmak değildir. Sadece karşılaşılan sorunların % 85'inin bir kaç dakikadan fazla düşünmeyi gerektirmeyen isler olduğu gerçeğine işaret eder. Kararlı cevaplar vermelidir.

—

—Gün belirlerken kesinlik önemlidir. Sipariş ve randevularını kesin ifadelerle belirlemelidir. "Haftaya bir gün alırım", "Ne zaman istersen uğrayabilirsin" gibi sözler ya ihmal ya da baştan savma veya geçiştirme anlamlarına gelmektedir.

—

—Telefonu kontrol altına almalıdır. Bazi işyerlerinde telefon yöneticiler için neredeyse korkunç bir canavar haline gelir. Telefona bakacak eleman varsa bu işi ona bırakmalı, sonra vakit olduğunda arayanları yönetici kendisi aramalıdır.

—

—Ufak hatırlatma notlar yazmalıdır. Yapılması gerekenleri hatırlatmak için hafızaya güvenmemek gerekir. Ufak hatırlatma notları alınmalıdır.

—

—Stephen Covey’den Tavsiyeler

—Nesneleri düzenlemek. Anahtarlardan bilgisayar ekranlarina, dosyalama sistemlerinden evrak depolarına, büro alanından mutfak alanına kadar her şeye çeki düzen vermek.

—

—Görevleri düzenlemek. Basit listelerden karmaşık planlama tablolarına ve proje yönetim yazılımlarına kadar çesitli araçlar kullanarak, "yapılacak işleri" bir düzene ve sıraya sokmak.

—

—İnsanları düzenlemek. Gerek kendinizin gerekse başkalarının yapabileceği işleri tanımlamak, yetki devretmek, olup bitenlere hakim olmak için izleme sistemleri yaratmak.

Hazırlayan : Hüseyin Erenler