Doğru Mail Yazmak İçin 25 Madde

İş ortamında geçirdiğimiz sürenin büyük bir bölümünü, e-posta kontrol ederek, okuyarak ya da yazarak geçirdiğimizi biliyor musunuz?

Kurumsal firma çalışanları üzerinde yapılan bir araştırmaya göre bu süre mesai saatimizin dörtte biri. Ancak aynı araştırmanın başka bir sonucu daha var ki; o da çalışanların büyük bir bölümünün yazışma kurallarını bilmediği. Hatalı gönderim sonucunda, utandıran durumların ortaya çıkması, çözüm ortakları arasında güven kaybının oluşması ve ilişkilerin zarar görmesi de olası.

İşimizin en kolay bölümü olarak görülen ve zaman kaybetmemek için hemen yazarak attığımız e-postaların, bize ve firmamıza zarar vermemesi için uymamız gereken kurallar var.

1. Profesyonel e-posta adresiniz ile iletişime geçin

Kurumsal yazışmalarda sadece ve sadece firmanızın size verdiği adresi kullanın. Eğer bir kuruma bağlı çalışmıyorsanız, o zaman yazışmaları yürüttüğünüz adresinizin adınız-soyadınız ile ilgili olmasına dikkat edin. Sizin karakterinizi ya da zevklerinizi sergileyen ‘kirmizilikadin’ ya da ‘dalgic_man’ gibi bir e-posta adresi, iş yazışmaları için uygun değildir.

2. Konuyu doğru belirleyin

E-posta arşivinde kolaylıkla aranıp bulunabilmesi için içerikle ilgili bir konu (subject) belirlenmelidir. Konu, içerik hakkında fikir vermelidir. ‘Toplantı talebi’ , ‘XXX projesi için öneriler’, ‘Aralık ayı dijital pazarlama raporu’ gibi anlaşılır olmalıdır.

Aynı kişi ile gün içinde birden fazla konu hakkında yazışma yapmak gerekiyorsa her biri için ayrı konu belirlenmesi de işinizi kolaylaştıracaktır.

Almak istediğiniz yanıt büyük bir aciliyet taşısa bile, ACİİİLLLLL ya da ÖNEMLİ!!!!!!! şeklinde bir konu belirlemeyin, bu tip konular işin aciliyetini ve önemini göstermek yerine, göndericinin karakter yapısı ve kültür seviyesi hakkında olumsuz yargıların oluşmasına sebep olur.

3. Yazışma dilini seçerken dikkatli olun

Yazışmayı hangi dilde yaptığınız önemlidir.

Anadiliniz ile yaptığınız yazışmalarda, karşınızdaki kişi arkadaşınız bile olsa, yazışmanın ilerleyen basamaklarında başka kişilerin de dahil edilebileceğini düşünerek, kurumsal yazı dilinin dışına çıkmayın.

Anadiliniz haricindeki yazışmalarda ise, seçtiğiniz kelimeleri akla gelen ilk anlamları ile kullanın, terim ya da kısaltma kullanımı gerektiğinde, yazıştığınız kişinin bu kısaltmaları bildiğinden emin olun ve göndermeden önce mutlaka dikkatle kontrol edin.

4. Büyük harf kullanmayın

Büyük harf kullanarak yazılan cümleler genellikle karşı tarafta, kendilerine sinirlenilmiş ve bağırılıyormuş etkisi yaratır. Ayrıca baştan sona büyük harflerle yazılmış bir yazının, odaklanma problemi olan veya çok yoğun bir çalışma ortamında bulunan kişilerce doğru algılanamadığı da başka bir araştırma sonucudur.

5. Farklı yazı formatları kullanmayın

Yazışma içinde, önemli olduğunu düşündüğünüz yerleri belirtmek için, farklı renklerle işaretlenmiş ya da altı-üstü çizilmiş cümleler veya farklı yazı tipleri kullanmayın. Bu tip durumlar sizin profesyonelliğinizi değil, ilkokuldaki defterlerinizi özlediğinizi gösterir.

6. Alıcı adreslerini dikkatle seçin

Alıcı adreslerini belirlerken, konu ile ilgili kişileri seçmeye özen gösterin ve bu işlemi e-posta metninde bir hata olup olmadığını kontrol ettikten sonra yapın. Sonuçta kimse taslak halindeki bir e-postanın yanlışlıkla da olsa, kendisine gönderilmesini istemez.

7. Toplu gönderimlerde CC ve BCC seçeneklerini kullanın

Toplu gönderimlerde, birbirini tanımayan kişileri düşünerek alıcılar için CC ve BCC seçeneklerini kullanmaya özen gösterin. Asla ve asla 20 kişiye aynı anda gönderilen bir tanıtım mesajını, herkesin birbirinin adresini görebileceği şekilde yollamayın.

8. Uzayan yazışmalarda bir önceki mesajın alıcı adreslerini silin

Uzayan bir yazışmada yanıtlamak istediğiniz mesajları her ‘Reply’ yaptığınızda, tüm alıcı adreslerinin ekli olduğundan emin olun ve mesajınızı yazmaya başlamadan önce gelen mesajın içindeki adresleri silmeyi unutmayın.

9. Doğru alıcıyı seçtiğinizden emin olun

Mail programlarının bir özelliği de alıcı adını tamamlama özelliğidir. Aynı ada sahip olan alıcılar arasında hata yapmak ve yanlış kişiye e-posta göndermek ciddi problemler yaratabilir. Özellikle firmaların kimsenin görmesini istemediği özel raporlamalarda bu hatayı yapmamak ve bir nevi şirket sırlarını başka ilgisiz kişilere göndermemek için çok dikkatli olmak gereklidir.

10. Ekleyeceğiniz dosyaların adlarını önceden düzenleyin

Hazırladığınız raporlar ya da taslak görselleri paylaşmanız gerektiğinde, adlandırmalarının doğru olmasına dikkat edin. Paylaşımınız referans numarası ile iletmeniz gereken bir rapor olsa bile içeriği de belirten bir ekleme yapmanız ve 1698-Ocak-SM-Rapor gibi bir ad vermeniz, alıcının daha sonrasında dosyayı bilgisayarında kolay bulmasını sağlayacaktır.

11. Maillere ek dosya eklerken boyut küçültün

Bazı kurumsal firmaların mailbox hacimleri gün içinde aldıkları yüzlerce e-posta için yeterli olmayabilir. Mailbox’ların hemen dolması ise sizin e-postanızın alıcıya ulaşmaması demektir. Mesajlarınıza dosya eklemeniz gerektiğinde ya dosyalarınızı sıkıştırmanız ya da transfer sitelerinden yardım almanız gerekebilir. Bu tip durumlarda ben wetransferi kullanıyorum, size de öneririm.

12. Anlaşılır olun

Alıcıların, günde yüzlerce e-posta aldığını düşünerek isteklerinizi net bir şekilde belirtin.

Kısa cümleler ve anlamı açık olan kelimeler kullanın ve dolaylı anlatım, ima, mecaz gibi edebi yazımdan uzak durun.

13. Konuları ve soruları gruplayın

Bir konuda birden fazla soru sormanız gerekiyorsa, her bir sorunun başına (-) işareti koyarak maddeleyin ama asla rakamlar kullanmayın. 1,2,3 diye maddelerin kullanıldığı bir yazışmada, alıcının kendini sınavdaymış gibi hissetmesi, hem yanıtlama hızını hem de yanıt tarzını etkileyecektir.

14. Size ait bir imzanız olsun

E-posta bitiminde yer alacak olan imzanız mümkün olduğu kadar kısa olmalıdır. Size özel bir tanıtım yazısı veya sevdiğiniz bir söz ya da gereksiz resimler içermesi, mesajınızı anlamsız ve sizi profesyonellikten uzak gösterir. İsim, soy isim, göreviniz ve telefon numaranız, size dönüş yapmak isteyen alıcılar için yeterli olacaktır.

15. Alıcı farklılıklarını göz önünde bulundurun

Uluslararası ilişkileri olan bir firmada çalışıyor ve farklı kültürlerden alıcılarla yazışıyorsanız, bu kültür farkını göz önünde bulundurun. Batı ülkelerin kısa ve doğrudan konuya giren mesaj alışkanlıkları ile doğu kültürüne sahip kişilerin selamlaşma alışkalıklarını ve konuyu okumadan önce yazıştıkları kişiyi tanımak istediklerini unutmayın. Kültür farkına dikkat etmek, iletişimin daha rahat yapılmasını sağlayacaktır.

16. Gün sonunda yanıtlamadığınız mesaj kalmasın

Her gelen e-postayı yanıtlamaya çalışın.

Sizden beklenen yanıt bir araştırma gerektiriyorsa, konuyu inceleyerek dönüş yapacağınızı bildirmekten çekinmeyin.

Yanıtı ertelenen her e-postanın sizi işi ile ilgisiz biri olarak gösterdiğini unutmayın. 

17. Hatalı gönderimleri bildirin

Size hatalı olarak gönderilmiş mesajları kibar bir dille bildirerek, gönderen kişiye ilgili mesajı gerçek alıcıya iletebilmesi konusunda yardımcı olun.

18. Yanıt beklediğiniz bir mesaj için hatırlatma yapın

Konunun aciliyetine göre, yanıt alamadığınız mesajlar için belli bir süre sonra hatırlatma yapmanız gerekirse ilk gönderdiğiniz e-postayı yeniden yönlendirerek alıcıya hangi mesajdan bahsettiğiniz konusunda yardımcı olun.

19. E-postayı telefonla yanıtlamayın

E-postada bahsi geçen konu ayrıntılı olarak konuşulması gereken bir konu olabilir. Yanlış anlaşılmaları ortadan kaldırmak için gönderen kişiyi arayarak detayları konuşmayı tercih edebilirsiniz. Her ne olursa olsun, telefonda yapılan görüşme sonucunda alınan kararların özetini 'Telefonda da görüştüğümüz gibi...' şeklinde başlayan bir e-posta ile geri göndermeniz gereklidir. Konuşmaların belgelenmesi, yanlış anlaşılmaları ortadan kaldırabileceği gibi ilerleyen günlerde size yapılacak işler için rehber olacaktır.

20. Mesajı kontrol edip okumadan göndermeyin

Yapılan imla hatalarının, eksik harf kullanımının ya da hatalı yazımın alıcı tarafından farkedilmesi durumunda, bu hatalar yüzünden sizi yargılaması söz konusu olabilir.

Bu konuda kullandığınız e-posta programının imla kontrolüne güvenmeyin ve akıllı telefonlarda kullandığımız otomatik kelime tamamlama özelliğine dikkat edin. Göndermeden önce dikkatle yapılacak olan son kontrol, sizi istenilmeyen bu tip durumlardan kurtaracaktır.

21. Gergin ve sinirliyseniz e-posta yanıtlamayın

İstenilmeyen bir mesaj aldınız ve yanıt vermeniz gerekiyor. Hemen yanıt vermeyin, bir süre geçmesini bekleyin. Sinirle yazılmış yanıtlarda, yazmamanız gereken şeyleri yazma olasılığınızın çok fazla olduğunu ve gönder butonuna bastıktan sonra geri almanın mümkün olmadığını unutmayın. Sakinleşene kadar bekleyin.

22. Sohbet dilinden uzak durun

Alıcı ile aranızdaki samimiyet ne olursa olsun, işle ilgili yazışmalarda başlangıçtan sona kadar kurumsal kimliğinizi bozmayın. ‘Naber’ gibi kelimeleri ya da ‘Mrb’ gibi kısaltmaları sosyal medyadaki messenger uygulamalarında ya da özel yazışmalarınızda kullanın.

23. Emoji kullanımını unutun

Yazışmalarınız arasında emoji kullanmak sizi sevimli, medeni ya da rahat biri olarak göstermez aksine karşınızdaki kişiye ciddiyetsiz olduğunuz imajını verir.

İşle ilgili yazışmalarda göz kırpan, dil çıkartan ya da üzülen emojiler, yazdığınız mesajın önemini tamamen sıfırlar.

24. Yazarken espri yapmayın

Yüzyüze yapılan toplantılarda belli bir düzeyde yapılan şakalar, yazı dilinde hiç de sevimli durmayabilir. Bu yüzden yazışmalarınızda espri yapmayın.

25. Noktalama işaretlerine dikkat edin

İş ile ilgili yazışmalarda dikkat edilmesi gereken 3 farklı noktalama işareti vardır. Ünlem, soru işareti ve üç nokta.

Ünlem işareti dikkat anlamı içerdiğinden sadece çok önemli konuların ardından kullanılmalıdır. Yine de bir yazışmada en fazla 1 kez kullanmaya ve bunun da konunun önemini özetleyen cümlenin sonunda olmasına dikkat edin.

Arka arkaya gelen soru cümleleri, sizin işiniz konusunda karar veremediğinizi ve yardım için karşı tarafa danıştığınızı düşündürür. Ayrıca 'İlgili dosyayı ne zaman alabiliriz????' cümlesindeki gibi arka arkaya kullanılmış soru işaretleri, konuya göre sizi ciddiyetsiz gösterebileceği gibi alıcıyı da sinirlendirebilir.

Her cümleyi üç nokta ile bitirme alışkanlığınız varsa bundan hemen vazgeçin. Üç nokta devam eden bir olguyu ifade edecektir ve yazdığınız her cümle eksik kalmış izlenimi verecektir. Oysa ki iş yazışmalarında kesinlik önemlidir.

Son olarak hatırlatmakta fayda gördüğüm ana kural ise; ‘Gönder’ tuşuna basmadan önce mutlaka ‘Bu e-postayı göndermeme gerek var mı?’ ve ‘Böyle bir e-posta bana gönderilseydi ne düşünürdüm?’ sorularını kendinize mutlaka sormanızdır.