Masum e-postaları rahatsız edici gösteren önyargı

Masum e-postaları rahatsız edici gösteren önyargı

Negatif yoğunlaştırma önyargısı, masum bir iş e-postasından rahatsız olmamıza neden olabilir - ancak bundan kaçınmanın yolları vardır.

Çoğu insan işlerinde sıklıkla e-posta kullanır, hatta daha çok karantinalar sırasında ve evden çalışmanın artmasıyla birlikte. Ve hepimiz "netiquette" ipuçlarını duyduk - gönderdiğimiz mesajlarda hakaret veya yanlış iletişimden kaçınmak için bu yararlı ipuçları.

Ama olay şu. Hücum, verildiği gibi alınır. Ne iyi niyetler ne de mükemmel e-posta görgü kuralları, sorunları mutlaka önleyemez.

Bunun nedeni, e-posta okuyucularının genellikle "olumsuz yoğunlaştırma yanlılığı" denen şeye maruz kalmasıdır. Genellikle, gönderenin niyetinde olmayan olumsuzlukları okurlar veya bir olumsuzluk ipucunu bile abartırlar.

Ofis çalışanları günde yaklaşık 2,5 saatini e-posta okumak, yazmak ve yanıtlamak için harcıyor. Büyük çoğunluk, en azından ara sıra rahatsız edici veya saygısız olarak tanımladıkları e-postalar aldıklarını bildirdi - bir çalışmada, %91'i patronlarından bu tür e-postalar aldığını bildirdi.

İşyeri e-postalarının hacmi göz önüne alındığında, ara sıra olumsuz bir değişim muhtemelen kaçınılmazdır. Ancak, e-postanın belirli özellikleri, sorunları daha da kötüleştirebilir, yanlış iletişim ve çatışmanın tırmanma olasılığını artırabilir.

Örneğin, yüz yüze iletişime kıyasla, e-posta gecikmeli geri bildirim gerektirir. Yüz yüze iletişimde, yanlış anlamaları gerçek zamanlı olarak daha iyi izleyip onarabiliyoruz.

E-postalar ayrıca azaltılmış "sosyal varlığı" içerir - diğer kişinin gerçek ve etkileşimde "orada" olduğu algısı. Gecikmiş geri bildirim, yanlış anlama olasılığını artırır ve düşük sosyal mevcudiyet, engellemeleri azaltabilir ve öfkeli yanıtları veya "alevlenmeyi" teşvik edebilir.

İstenmeyen anlam riski

İşyerinde e-posta gönderen ve alan herkes ortaya çıkabilecek sorunları bilir. Bir Google araması, bunlardan nasıl kaçınılacağı hakkında yüzlerce makale bulacaktır. Ve tüm bu dikkat için iyi bir sebep var.

Hikaye aşağıda devam ediyor

Gecikmiş geri bildirim, yanlış anlama olasılığını artırır ve düşük sosyal mevcudiyet, engellemeleri azaltabilir ve öfkeli yanıtları veya "alevlenmeyi" teşvik edebilir.

İnsanların kaba, aşağılayıcı veya kaba olarak değerlendirdiği işyeri e-postaları stres yaratır, üretkenliği düşürür ve işyerinin dışında bile refahı etkiler.

E-posta görgü kuralları tavsiyesi, “tümünü yanıtla” yanıtlarını en aza indirmeyi, mizah konusunda temkinli olmayı, mesajın gizli olmadığını varsaymayı ve bir iş arkadaşından göndermeden önce zor bir mesajı okumasını istemeyi içerir.

Hepsi mantıklı, ancak tüm gerekenin nazik mesajlar oluşturmanın olduğu gibi yanlış bir izlenim veriyor. E-posta mesajlarını alan kişilerin, bir mesajı yorumlamalarına kendi hassasiyetlerini ve arka plan bilgilerini getiren aktif bilgi işlemcileri olduğu gerçeğini görmezden gelir.

olumsuzluk algılama

Araştırmamızda, Yeni Zelanda ve Avustralya'da işyerinde düzenli olarak e-posta kullanan 276 yetişkine, aldıkları bir e-posta örneğini olumsuz duygu ileten veya harekete geçiren bir örnek vermelerini istedik.

Onlara e-postayla ilgili sorular sorduk ve ardından objektif gözlemcilerden aynı mesajları okumalarını istedik. E-postaları doğrudan alan kişilerin, mesajları gözlemcilerden çok daha olumsuz değerlendirdiğini gördük.

Bu önyargı, genellikle, gönderenin niyetinde olmadığı mesajların olumsuzluğunu okumamıza veya bir olumsuzluk ipucunu bile abartmamıza neden olur (Kredi: Getty Images)

Bu önyargı, genellikle, gönderenin niyetinde olmadığı mesajların olumsuzluğunu okumamıza veya bir olumsuzluk ipucunu bile abartmamıza neden olur (Kredi: Getty Images)

Katılımcının kuruluşunun olumsuz iletişimin yaygın olduğu bir iklime sahip olduğu ve e-posta göndericisinin daha yüksek bir güç konumunda olduğu durumlarda fark daha da büyüktü.

Bu, olumsuz bir yoğunlaşma yanlılığı gösterir - yani, mesajın nesnel özelliklerinde görünenden daha fazla olumsuzluğu “okuma” eğilimi. Bağlam ve ilişkilerin ne kadar olumsuzluk algıladığımızı etkileyebileceğini gösterir.

Güç dinamikleri önemlidir

Örneklerden bazıları neredeyse herkes tarafından olumsuz olarak görülecektir: “Okumayı öğrenseydin ilgili belgeyi bulurdun.”

Ancak birçoğu görünüşte medeni ve hatta kibardı: "Talebimizin çok kısa bir zaman çizelgesi olduğunu kabul ediyoruz ve çok meşgul olduğunuzu kesinlikle takdir ediyoruz." Veya, “Sadece neden güncelleme alınmadığını merak ediyorum. Hiçbir haber iyi haber değildir umarım!”

Aslında, bir mesajda açıkça olumsuz özelliklerin olmaması, insanların olumsuz algılarının zayıf bir göstergesiydi.

Hiper-negatif yorumların, birden fazla şekilde yorumlanabilecek belirsiz mesajlarla ortaya çıkması daha olasıydı.

Bir mesajda açıkça olumsuz özelliklerin olmaması, insanların olumsuz algılarının zayıf bir göstergesiydi.

Bu, özellikle mesajlar kısa ve kişisel olmadığında ve mesajların kuruluştaki üst düzey yöneticilerden taleplerde bulunduğunda veya direktifler yayınlandığında ya da ilişkide zaten gerilim olduğunda geçerliydi.

İlginç bir şekilde, insanların e-posta görgü kurallarının gerekliliği konusundaki farkındalığı, neyin kabul edilebilir olduğuna dair beklentilerini artırıyor gibi görünüyor.

e. Katılımcıların bir e-postanın neden olumsuz olarak görüldüğüne ilişkin açıklamaları, uygun e-posta davranışı için sıklıkla belirtilen kurallardır.

E-postayı tekrar güvenli hale getirme

Bir toplum olarak neyin kabul edilebilir olduğuna dair görüşler geliştirdiğimiz için, aceleyle yazılmış veya kısaltılmış bir mesaj kasıtlı bir hafiflik olarak okunabilir.

Kuruluşlar, e-posta iletişimi üzerinden çatışma olasılığını azaltmak istiyorsa, etkili e-postalar yazma eğitimi, e-posta mesajlarını almaya ve olumsuz yoğunlaşma yanlılığı olasılığına benzer bir dikkatle eşleştirilmelidir.

En hassas yazarın bile tüm olası suç nedenlerini öngörmesi imkansızdır. İletişim eğitimi, e-postadaki birçok yanlış yorumlama fırsatının ve alıcıların istenmeyen olumsuzlukları okuma eğiliminin farkındalığını artırmayı amaçlamalıdır.

Bir organizasyondaki güç dinamiklerinin ve genel iklimin rolünü kabul etmek de yardımcı olacaktır. Kısa bir e-posta gibi görünüşte "masum" olan bir şeyde iç gerilimlerin nasıl algılanabileceğini göstermek de genel olarak işyeri ilişkilerini geliştirmeye yardımcı olabilir.

kaynak:Theodore E (Ted) Zorn, Massey Üniversitesi'nde örgütsel iletişim profesörü.