Yıllar önce, Chicago’daki Loyola üniversitesi ilginç bir araştırma yürütmüş ve araştırmacılar 18 ay boyunca şu problemin üzerine gitmişlerdir: “ Etkin bir yöneticinin en önemli niteliği nedir?”. Binlerce işgörenle yapılan görüşmeler baz alındığında, sonuçlar şu şekilde özetlenmiştir: “Bir çalışanı dinlemek en önemli şeydir”.

Çoğumuzun dinleme konusunda oldukça zayıf olmamızın asıl nedeni, bu konu üzerinde çok ender
olarak pratik yapıyor olmasıdır. Bazılarımızın nasıl dinlememiz gerektiği konusunda eğitildiyse de, dinlemedeki etkinlik ona verilen önem ve ilgi ile artmaktadır.

Güçsüz bir dinlemenin ana nedeni düşünme hızı ile kişinin konuşma oranı arasındaki farklılıktır. Bu da, dakikada ortalama 125 ile 175 kelime konuşma oranı ile dakikada 500’den 1000 kelimeye kadar olan ( bazı durumlarda 5000 )  beynin düşünme kapasitesi arasındaki farkı ifade etmektedir. Bu durum, araba ile saatte 55 mil yapan bir kişinin, saatte 550 mil yapan bir jetin onun önünde gitmesini görmesine benzerlik göstermektedir. Araba umutsuz bir şekilde geri kalacaktır.

Dinleme sürecinde de, aynı şey söz konusudur. Beyin dakikada 125-175 kelimenin girmesi ve çıkması süresinden çok daha hızlı bir şekilde işlemektedir. Bu, içinde yer alınan ikili konuşmalarda gözlemlenebilir ve ispatlanabilir. Böylece, dinleyicinin çok uzakta kaldığı görülecektir.

 ETKİN DİNLEMEYİ ENGELLEYEN FAKTÖRLER

·         Dil : İletişim, etkilemek için değil, ifade etmek içindir. Bu nedenle de, etkin dinleme ve dolayısıyla etkin bir iletişim için dilin, anlamayı kolaylaştıracak şekilde etkin bir biçimde kullanılması gerekir, ki bu da dilin, kurallarına uygun olarak kullanılması anlamına gelmektedir.

      

·         Semantik ( Anlam Bilim) :  Bazı kelimelerin birden çok anlamı olması iletişim için ciddi bir sorundur. Örneğin İngilizcedeki binlerce kelimeden, en çok kullanılan beş yüz (500) kelime, ortalama 28 farklı anlama sahiptir, ki bu da büyük karışıklıklara yol açabilmektedir.

       Örneğin, “round (yuvarlak)”  kelimesinin 70’den fazla anlamı vardır. “Fast”  kelimesinin de birçok anlamı olmakla birlikte, bazı anlamlar da kendi arasında tutarsızdır. Örneğin, “fast” color (hızlı renk) koşmayan insan anlamına gelmekte oysa “fast” horse (hızlı at) çok iyi koşar anlamına gelmektedir. Bu nedenle, kelime anlamlarının bilinmesi, etkin bir dinlemeyi kolaylaştıracak, yanlış anlamaları engelleyecektir.

·         Ses Tonu : Söylenilen şeyin nasıl söylendiği de çok önemli bir noktadır. Örneğin, sevimli ve samimi bir selamlama işyerinde iyi bir gün geçirilmesini sağlayabilecek, aksi ve hırçın bir “günaydın” ise tam tersine neden olabilecektir.

       Aşağıdaki ifadeler, italik kelimeleri vurgulayarak, yüksek sesle tekrarlandığında, farklı    anlamlara gelen neticeleri görülebilir:

“Ben onun kötü bir eğitmen olduğunu söylemedim.”

Buradaki anlam, bir tür yalanlama, inkar etmedir.

“Ben onun kötü bir eğitmen olduğunu söylemedim.”

Burada anlam direk bir inkar etmedir.

“Ben onun kötü bir eğitmen olduğunu söylemedim.”

Kelimelerle belirtilmese de saklı olan anlam hala bellidir.

“Ben onun kötü bir eğitmen olduğunu söylemedim.”

Gördüğünüz gibi o hala kötü bir eğitmen.

       Bu örneklerden de anlaşılacağı üzere, tonlamadan kaynaklanacak yanlış anlamaları önlemek için ses tonuna dikkat edilmesi gerekmektedir.

             

·         Kişisel İlgiler : Kişisel ilgiler de etkin dinlemeyi etkileyen faktörlerdendir. Konunun içeriği eğitileni kişisel olarak etkilediğinde, iletişimin etkinliği fark edilir şekilde yükselmektedir. Başka biri açısından konuşulduğunda, o kişi de konuşmaya dahil olmuş olur ve daha etkin bir iletişim ortaya çıkar.         

·         Hisler (Duygular) : Bir diğer faktör de duygulardır. Duyguların başkalarıyla ilişkideyken iletişimde tahribat yaratacağını fark edilebilir bu engel minimuma indirgenebilir. Bu nedenle, duyguların kontrol edilmesi, etkin dinleme açısından önemli bir noktadır. Duyarlı ve hassas kelimeler ya da konular iyi tespit edilmeli ve dikkatle ele alınmalıdır.

       Ayrıca, duyguların bütün iletişim süreçlerinde yer aldığını hatırlamak önemlidir. Bir kimsenin söylemek istediği ile söylediği şeyler aynı olmayabilir ve çoğu zaman da yüreğinin duyduğu, kulağın işittiğinden çok daha farklı olabilir. Örneğin, “iyi işler Mr. Smith” sözü Smith tarafından şöyle algılanabilir: “ Bu kez benden ne istiyor acaba?”

·         Yerleşmiş Fikir ve İnançlar : Bazı durumlarda, bazı fikir ve inançlara takılıp kalınması da yeni konuları dinlemeye, yeni fikirler edinmeye, yani etkin olarak dinlemeye engel oluşturabilir. Bu nedenle dinlerken,konu inancımıza tamamen zıt olsa bile kendi fikir ve inançlarımızı bir süre için bir kenara bırakarak anlatılanı dinlememiz ve yeni fikir ve inançlara açık olmamız etkin olarak dinlememize yardımcı olacaktır.

·         İlgi : Başka birinin aracılığıyla, bir kimsenin mesajını almada asıl gerekli olan alıcının ilgisidir. Alıcı, konuya ilgi duyduğunda konuyu tüm dikkatiyle dinleyeceğinden etkin dinleme de sağlanmış olacaktır. Özellikle eğitim programlarında, oturumun sürekli olarak ilgi çekici ve bilgi verici olacak şekilde korunması ve katılımcıların ilgisinin yenilenmesi etkin dinleme adına çok önemli bir noktadır.

·         Fazlasıyla Uzun Konuşma : Gerek yazılı, gerek sözlü iletişimde gereğinden uzun konuşmaya  veya yazmaya başlama alıcının dikkatini dağıtıcı bir etki oluşturmaktadır, ki bu da ilginin önemli ölçüde azalmasını ve bir süreden sonra da dinlemenin tamamen durmasını beraberinde getirecektir. Zaman mesajın asıl girdisiyle bağdaşmayan ve esas amaca katkıda bulunmayan kelimelerle ya da sayfalarla harcanamayacak kadar kısıtlıdır.

·

·         Çıkarımlar : Birçok insan bütün unsurlar yerine oturmadan hemen sonuca ulaşmak ister. Bu nedenle de çoğu zaman, daha sonradan yanlış olduğu ispatlanabilen varsayımlarla ya da çıkarımlarda bulunur, ki bu da etkin dinlemeye bir engel teşkil eder. “Ama ben sanmıştım ki,” “Ama sen öyle demek istememiş miydin,” gibi ifadeler, hata yapmaya neden olan çıkarımsal düşüncelerin olduğu iletişimlerden sonra söylenmektedir.

·         Eğitim açığı :  Etkin dinlemeye bir başka engel ise dinleyicinin eğitim düzeyinin yeterli olmamasıdır. Bu durum verilen mesajın anlaşılma derecesini düşürdüğü gibi,  zaman kaybına da neden olur. Bu nedenle, anlamanın ve buna bağlı olarak etkin bir iletişimin sağlanabilmesi için dinleyicinin belli bir eğitim almış olması gerekmektedir.

·         Mesajın bilgi yükü : Mesajın bilgi yükü belki de etkin dinlemeye karşı olan engellerden aslında en belirsizi fakat en önemlilerinden birisidir. Eğer verilen mesaj içerik bakımından 1’ den fazla mesajdan oluşuyorsa bu, dinleyicinin kafasının karışmasına, ilk olarak verilen mesajın unutulmasına yol açabilir. Bu nedenle, etkin dinlemeyi sağlayabilmek için, aynı mesaj içine çok fazla bilgi yüklenmemesi daha uygun olacaktır.

·         Konunun ilginçlik derecesi : Anlatıcı ne kadar iyi anlatırsa anlatsın, mesajlar ne kadar açık olursa olsun; eğer bir konu dinleyicinin kişisel ilgi alanlarından birine girmiyorsa veya ona ilginç gelmiyorsa mesajın etkili olma şansı azalır. Örnek vermek gerekirse spordan hoşlanan birinin katılacağı sportif konulu bir paneli dinleme tarzı ile zoraki katıldığı veya bir görev sonucu katıldığı hiç ilgisini çekmeyen feminizm konulu toplantıyı dinleme tarzı farklı olacaktır.