İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi Nasıl Kurulur?

İnsan Kaynakları Yönetim Sistemleri Kurulumu

İNSAN KAYNAKLARI UYGULAMALARI ÇALIŞMASI  ORGANİZASYON ÇALIŞMASI  Organizasyon Şeması, organizasyonun “yapısını” gösterir. Yeniden yapılanma çalışmalarında öncelikle ele alınması gereklidir. Bu şema ile yöneticilerin yetki ve sorumlulukları, ast – üst – yatay bağlantılar, birden fazla yere yapılan raporlamalar (noktalı hatlar), sorumluluk alanları, iletişim olanakları ana hatlarıyla ve görsel olarak belirlenmiş olur. Organizasyon yapısının (yatay-düşey ilişkiler) gözden geçirilmesi Hem mevcut ihtiyacı karşılayacak, hem de şirketin geleceğine cevap verecek organizasyon yapısının oluşturulması Departmanların belirlenmesi Merkez ve diğer birimler arasındaki ilişkilerin tesbiti Matris yapılanma gereken birimlerin belirlenmesi Ünvanların tutarlı, ihtiyaca cevap verir ve çalışanlar tarafından anlam ifade eder hale getirilmesi Şeffaf, anlaşılır, verimli çalışan, görev ve sorumlulukların ana hatlarıyla netleştiği organizasyon yapısının kurulması.   İŞ ANALİZİ ve GÖREV TANIMI ÇALIŞMASI  İş Analizi Nedir  İş Analizi bir işin niteliği, niceliği, gerekleri ve çalışma koşulların bilimsel yöntemlerle araştıran bir çalışmadır. Organizasyonel gelişmeye paralel olarak gelecekte oluşacak yeni iş yapısı ve verimlilik geliştirme çabaları da iş analizinden elde edilecek bilgilere gereksinim gösterir.  İş Analizi Çalışmasının Amacı  İş Analizinin çalışmasının başlıca amaçları şunlardır: ·         İnsan Kaynakları planlamasına yardımcı olmak ·         Performans Yönetim Sistemine temel oluşturmak ·         Eğitim ihtiyacını tespit etmek ·         Kariyer ve Yedekleme planlarının yapılmasına veri sağlamak ·         İş boyutlarının belirlenmesinde ve ücretlendirmede temel bilgiler oluşturmak  İş Analizi Çalışmasının Yararları İş Analizi çalışmasının işletmelere çeşitli yararları vardır:  Sınıflamaİşlerin ve görevlerin sınıflandırılması ve belli kategoriler altında toplanması iş analizi çalışması ile mümkün olmaktadır. Sınıflama çalışması ile iş aileleri oluşturulabilmektedir. Kadroların BelirlenmesiNorm kadroların belirlenmesi ancak etkili bir iş analizi çalışması ile mümkündür. Eleman ihtiyaçları veya iş gücü fazlalığı da belirlenebilmektedir. Adil Ücret Yapılandırmasıİşletme yapısı da buna uygunsa, iş analizi çalışması sonrasında işlerin boyutlarına, niteliklerine ve iş zorluğuna paralel bir ücretlendirme yapısı oluşturulabilir. Personel Seçme ve YerleştirmeÖncesinde yapılmış bir iş analiz çalışması, uygun işlere uygun elemanların yerleştirilmesini sağlayacaktır. Gerek eleman temininde, gerekse kariyer ve yedekleme planlarında bu verilerden yararlanılabilecektir. Eğitimİşin nitelikleri ile iş görenin yetkinliklerinin belirlenmesi, olan ile olması gerekenin ayırtını ortaya koyacağı için; eğitim ihtiyaç tespiti de iş analizi çalışması sonrası ortaya çıkmaktadır.  İş Analizi Teknikleri İş analizi çalışması çeşitli teknik ya da teknikler kullanılarak yapılabilir:  ·         Bilgi ve belge toplama tekniği ·         Gözlem tekniği ·         Anket tekniği ·         Mülakat tekniği  Önerilen Teknik İş analizi çalışmasında Mülakat Tekniği önerilmektedir. Öncelikle her pozisyonda işi bizzat yapanlar ile bire bir mülakat yapılacak ve işi ile ilgili bilgi toplanacaktır. Belirli bir format ile gruplanan bilgiler bölüm müdürleri ile değerlendirilecek, gerekli ilave ve düzeltmeler yapılacaktır. Daha sonra üst yönetimle pozisyonlarla ilgili değerlendirmeler yapılacak ve Genel Müdür’ün görüş ve değerlendirmesine sunulacaktır.  İş analizi çalışması sonucunda işin adı, işin amacı, temel sorumluluklar, yetki sınırları, iş için gerekli asgari nitelikler, tercih edilebilecek özellikler ortaya çıkarılmış olacaktır. Buradan da görev tanımları oluşturulacaktır.        YÖNETMELİK VE PROSEDÜRLERİN HAZILANMASI  Şirketin ihtiyaç duyduğu Personel Yönetmeliği ve İnsan Kaynakları Prosedürlerinin hazırlanması Prosedürlerle ilgili tüm formların oluşturulması Çalışanlara uygulamalar ile ilgili bilgi ve eğitim verilmesi   BEYAZ YAKA POZİSYON DEĞERLEMESİ ve ÜCRET ÇALIŞMASI Ücretler arasında denge kurmak  Çalışanlar arasında dengesiz bir ücret yapısı hem çalışanların yönetime olan güvenlerini zedeler, hem de çalışma motivasyonunu önemli ölçüde düşürür. Çalışanlar, ücretlerini konuşmak ve tartışmaktan işlerine konsantre olamazlar. Ücret ile sorumluluk arasında bir denge bulunmalıdır.  Ücretlerin kademelendirilmesi  Ücretler yalın da olsa bir sisteme göre belirlenmelidir. Ücretlerin belirlenmesi veya belli bir sistematiğe bağlanmasından önce iş boyutlarının tespit edilmesi gerekir. Bu gerçekleştirilmeden yapılacak ücretlendirme çalışmaları havada kalacaktır. Ücretler şirket ihtiyaçlarına ve pozisyonlara göre kademelen-dirilmelidir.  Pozisyon ücretlerini belirlemek  Yapılacak norm kadro çalışması sonrası işletmedeki ideal pozisyon / adam sayısı belirlenecek, bu pozisyonların büyüklükleri ve hiyerarşideki yerleri saptanarak pozisyonun (minimum ve maksimumlarıyla birlikte) ücreti belirlenecektir.  Kişiye değil işe göre ücret  Ücretlendirme yapılırken pozisyonlar kişilerden arındırılarak çalışılmalıdır. Bu konuda danışmanlık almak, yönetimin işini kolaylaştıracaktır. Pozisyon ücretleri belirlendikten sonra kişilerin eğitim, deneyim ve yetkinliklerine göre alt ve üst sınırlar içerisinde kalmak koşuluyla yapılabilecek değişiklikler ve bunların sistematiği.  Ücret artış sistemi  Yılda bir veya birden fazla yapılacak ücret artışları belli bir sistematiğe bağlanmalı ve bu çalışanlara duyurulmalıdır. Bu sayede ücret artış dönemleri öncesindeki spekülasyon ve motivasyon düşüklüğü azalır, çalışanların yönetime olan güvenleri artar.  Ücret artışı ve enflasyon Ücret artışlarıyla enflasyon arasında bir bağ kurulmalıdır. Bu geçmiş döneme ait fiili enflasyon veya gelecek döneme ait tahmini enflasyon rakamları olabilir.  Performansa göre ücret  Kişilerin yıllık gelirleri performanslarına göre değişmelidir. Yapılacak performans görüşmesi sonrası alınacak değere göre kazanımlar farklılık göstermeli, başarılı çalışanlar ödüllendirilmelidir. Performans ve ücret ilişkisinin sağlıklı bir şekilde kurulması.  Sosyal ve ayni haklar  Ücret dışındaki sosyal haklar ve ayni nelerdir, neler olmalıdır? Bunların esasları ve sistematiği.  Beyaz yakalı çalışanların tek tek pozisyon analizlerinin yapılması Belirlenen pozisyon boyutlarına göre temel ücretlerin belirlenmesi Ücretlerin taban ve tavanlarının tespit edilmesi Her pozisyon için belirlenen taban ve tavan rakamları arasında kişilerin niteliklerine göre yapılabilecek değişikliklerin kriterlerinin belirlenmesi Piyasa araştırmalarına göre olması gereken ücret eğrisinin tespit edilmesi Üç ücret artış dönemini kapsayacak ücret dengeleme takviminin hazırlanması  PERFORMANS DEĞERLENDİRME  Performans Yönetim Sistemi Nedir  Performans Yönetim Sistemi; ·         Şirket / Kurum hedefleri ile, kişinin bireysel hedefleri arasında eşgüdüm sağlamayı amaçlayan, ·         Çalışanın şu anda yapmakta olduğu işi daha iyi yapabilmesi için mevcut yeterliliklerinin değerlendirilmesi ve geliştirilmesini ve ·         İleride üstlenebileceği pozisyonlar için gerekli yeni yeterliliklerin kazandırılmasını amaçlayan sistematik bir süreçtir.  Performans Yönetim Sistemi Kurulmasının Amacı  Bir yandan işletmenin vizyonu doğrultusunda hedeflerinin belirlemesi ve bu hedeflerin çalışanların katkılarıyla gerçekleşmesinin sağlanması, diğer yandan ise hedeflere ulaşırken çalışanların katılımlarının adil, sistemli ve ölçülebilir bir yöntemle değerlendirilmesi ve motive edici bir çalışma ortamı oluşturarak kişisel gelişimin desteklenmesidir  Sistem kurulurken; şirket hedeflerinin kişisel hedeflere indirgenerek, her çalışan tarafından paylaşılmasının sağlanması, çalışanların kurum başarısına katkılarının gözlemlenmesi, yönetici ve çalışan arasındaki beklentilerin karşılıklı anlaşılarak, açık iletişimin teşvik edilmesi, değerlendirmenin somut, ölçülebilir hedeflere dayanması, eğitim planlarına temel oluşturması sağlanmalıdır.. Performans Yönetim Sistemi’nin Kazanımları (Beklenen Fayda)  Şirket açısından  ·         Şirket hedeflerinin çalışanlara duyurulmasının sağlanması ·         Yönetim bilgi sistemine bir kaynak teşkil etmesi ·         İş yerinde güçlü ve sağlıklı ilişkilerin kurulmasına yardımcı olması ·         Şirketin organizasyonel verimliliğinin artırılması ·         Terfi, nakil, ücret artışı ve insan kaynakları alanlarındaki diğer kararlar için bir veri oluşturması ·         Eğitim ve gelişim ihtiyaçlarının tespit edilmesinin sağlanması ·         Kariyer ve Yedekleme planlarının hazırlanmasına veri oluşturulması  Yöneticiler açısından  ·         Astlar ile ilişkilerin ve iletişimin güçlendirilmesi ·         Ödüllendirilecek ve teşvik edilecek yüksek performanslı çalışanların tespit edilmesinin sağlanması ·         Koçluk ve yönlendirme yapılacak düşük performanslı çalışanların tespit edilmesinin sağlanması ·         Bireysel verimliliğin artırılması ·         Takım çalışmasını güçlendirilmesi ·         Yöneticilerin kendi performanslarını değerlendirmelerine yardımcı olunması  Çalışanlar açısından  ·         Üstlerinin, performansları hakkındaki düşüncesini bilmesini ve fark edilme ihtiyacının karşılanmasının sağlanması ·         Performansları konusunda sorumluluk almaları yönünde çalışanların teşvik edilmesi ·         Performansları hakkında geribildirim almalarına ve üstleri ile iki yönlü iletişim kurmalarına olanak tanınması ·         Kendilerinden bekleneni bilmelerini sağlayarak, güçlerini doğru yöne kanalize etmelerine yardımcı olması ·         Kariyer gelişimlerine yardımcı olması  Performans Yönetim Sisteminin Ön Koşulları  ·         Şirket organizasyon yapısının netleşmiş olması ·         Ünvanların ve hiyerarşik yapının açık ve tutarlı olması ·         İş tanımlarının mevcut ve tüm çalışanlar tarafından biliniyor olması ·         Şirket içinde iletişim kanallarının açık olması ·         Ödüllendirme ve cezalandırma bakımından kurumda gereğinin yapılıyor olması ·         Şirket yıllık hedeflerinin açık ve anlaşılır olarak belirlenmiş olması ·         Şirketin çağdaş uygulamalara ve gelişime açık olması ·         Performans sonuçlarının kullanılması ·         Üst Yönetimin Performans Yönetim Sistemine inanması, olarak sıralanabilir.  KARİYER VE YEDEKLEME ÇALIŞMASI  Kariyer Yönetimi ve Yedekleme  Kariyer Yönetimi ve Yedekleme, çalışanların önünü görmesi, şirketin insan kaynağı planlaması yapabilmesi için vazgeçilmez unsurlardandır. Çalışanlar için yatay – dikey gelişme olanakları, ileride üstlenebilecekleri yeni pozisyonlar için yeni yeterliliklerin kazandırılması.  Kariyer haritaları  Çalışanların önüne şirket içinde veya grup şirketlerde ulaşabilecekleri yerler ile ilgili alternatifli seçeneklerin konulması, onların motivasyonunu ve şirkete bağlılıklarını artıracaktır. Yatay / dikey gelişme  Hazırlanacak kariyer haritalarında sadece dikey hareketler değil, aynı zamanda yatay hareketler de gösterilmelidir. Bu sayede kişilerde iş ve deneyim zenginleşmesi gerçekleştirilmiş olur ve dikey olarak bir üst pozisyona daha da hazırlıklı ve donanımlı olurlar.  Yedekleme sistemi  Kariyer sistemine paralel olarak şirketlerde yedekleme sistemi de bulunmalıdır. Pozisyon ve kişi bazında kim kimin yedeği durumunda? İkinci bir alternatifimiz var mı? Acil durumlarda ne yapılacak?  Kariyer eğitim bağlantısı  Kariyer haritaları hazırlanırken kişilere sağlanacak eğitim olanakları da belirtilmelidir. Yatay veya üst pozisyonun gerekleri neler, bunları sağlamak için ne gibi eğitimler almalıyım?  Takip sistemi / Veritabanı  Kariyer ve yedekleme planları hangi ortamlarda takip ediliyor? Güncelleme sıklığı nedir? Kişilerle kariyer görüşmeleri yapılıyor mu?  Kariyer ve yedekleme sisteminin kurulması Kariyer ve yedekleme haritalarının hazırlanması Çalışanlarla kariyer görüşmelerinin yapılması Çalışanlara kariyer ve yedekleme konusunda bilgilendirme  EĞİTİM İHTİYAÇ TESPİTİ ve EĞİTİM PLANLAMASI  Eğitim İhtiyaç Tespiti Çalışmasının Amacı  Çalışanlarımız, profesyonel hayatta işlerini daha verimli yapma, yeniliklere çabuk uyum sağlama, proje çalışmalarında gereken katkıyı verebilme, etkili yönetebilme, etkili iletişim kurabilme becerilerini geliştirme isteği duymaktadırlar. Bu beklentilere daha etkin bir şekilde ulaşılabilmesi için eğitim ihtiyaç tespiti çalışması yapılması gerekmektedir. Bu çalışmanın amacı; kurumların stratejileri, hedefleri, temel yetkinlikleri, organizasyonel amaçları ile pozisyonun gerektirdiği iş ve yetkinliklere yönelik çalışanların ihtiyaç duydukları eğitim konularının belirlenmesi ve buna göre de yıllık eğitim planının oluşturulmasıdır.  Eğitim İhtiyaç Tespiti Çalışmasının Kazanımları (Beklenen Fayda)  Şirket açısından  ·         Şirketin misyon, vizyon, strateji ve temel yetkinliklerine yönelik kurumsal eğitim ihtiyaç analizi. ·         Organizasyonun hedeflerini gerçekleştirebilmesi için hangi departman/birimlerin daha çok eğitime ihtiyacı olduğunun ve hangi eğitimlere ihtiyaç duyulduğunun tespit edilmesi. ·         Bu sayede kaynakların daha etkili kullanılması ve sonuçlara daha etkin bir şekilde ulaşılabilmesi.  Çalışan açısından  ·         Çalışanların güçlü ve geliştirilmesi gereken yönlerine yönelik bireysel eğitim ihtiyaç analizi. ·         Çalışanların hedeflenen, sahip olmaları gereken bilgi, beceri ve davranış düzeyine ulaşmaları için almaları gereken çalışana özel eğitimlerin tespit edilmesi. ·         Bu eğitimlerin gereklilik ve önceliklerinin belirlenmesi. ·         Bu sayede çalışanların motivasyonlarının, verimlerinin ve kuruma bağlılıklarının artırılması.  MAVİ YAKA İŞ GRUPLANDIRMA ve ÜCRET ÇALIŞMASI  Mavi yaka ücret sisteminin oluşturulmasında en önemli nokta, işlerin birbirlerine göre önem sıralarının ortaya konmasıdır. Bu sıralamayı belirlemek için kullanılacak yöntem ise “eşit işe eşit ücret” ilkesini sağlamayı amaçlayan İş Gruplandırma yöntemidir. İş gruplandırma çalışması; aşağıda tanımlanan adımları içermektedir: ·         Grup mavi yaka çalışanlarının İş ve Beceri Değerlendirme çalışmalarının birlikte yürütüleceği Çalışma Gruplarının oluşturulması. ·         Çalışma Gruplarına İş Değerlendirme Eğitimi’nin verilmesi. ·         İşleri değerlendirmede kullanılacak ve evrensel standartlar ile grup şirketlerine özgü koşulları dikkate alan İş Gruplandırma Etmenlerinin belirlenmesi. ·         Belirlenen İş Gruplandırma Etmenlerini kullanarak varolan görevlerin değerlendirilmesi. ·         Değerlendirilen işlerin tümünün gözden geçirilerek farklılıkların belirlenmesi. ·         İş Gruplandırma sayısal sonuçlarını elde edebilmek için Etmen-Puan Plânı’nın oluşturulması. ·         Oluşturulan Etmen-Puan Plânı’na göre görevlerin göreceli (puana dayalı) sıralarının çıkartılması. ·         İş Gruplandırma sonuçlarına (puanlara) göre ücretlendirmede kullanılacak olan ünvanlar ile ücret gruplarının oluşturulması.