İş Analizi Nasıl Yapılır?

İŞ ANALİZİNİN TANIMI, ÖNEMİ VE FAYDASI

İş örgütleri tarafından ürün ile hizmetlerin üretimi bazı görevlerin yerine getirilmesini gerekli kılmaktadır. Bu görevler de bir araya gelerek işleri oluşturacak şekilde gruplandırılmaktadırlar.

İş analizi, işletmede yapılan tüm işlerin ayrı ayrı incelenmesi, içeriklerinin belirlenmesi ve sistematik ölçütlere uygun tanımlarının çıkarılmasını kapsamaktadır. İş analizi, işin yapılması için gerekli olan temel, fonksiyonel ve yönetsel yetkinliklerin belirlenmesi amacıyla gerçekleştirilen analiz uygulamalarıdır.

İş analizi en kısa tanımıyla işletmedeki işler hakkında bilgi toplamak için yapılan çalışmalar bütünüdür.176 İş analizi, çalışan personelin değil, yapılan işin irdelenmesidir.

İşe ilişkin bütün bilgilerin toplanmasını kapsayan iş analizi, herhangi bir işin niteliği ve o işin görüldüğü çevre koşullarının, gözlem ve araştırma yoluyla belirlenmesi

ve bunlar ile ilgili bilgilerin yazıya dökülmesi işlemi olarak belirtilmekte; bir işin ne olduğu, niçin ve nasıl yapıldığı, o işin yerine getirilebilmesi için ne gibi bilgi, beceri, ustalık ve sorumluluk gerektiği gibi konuları açık bir şekilde değerlendirmektedir.

Bir başka deyişle iş analizi, işlerin doğru, etkin ve sağlıklı biçimde değerlendirilmesi amacıyla örgütte yer alan her işin ayrı ayrı niteliği, niceliği, gerekleri, sorumlulukları ve çalışma koşullarını bilimsel yöntemlerle inceleyen ve bilgi toplayan bir tekniktir.

İş analizi sonucunda iş kimliği, iş gerekleri, görev, yetki ve sorumluluklar ve çalışma koşulları elde edilmektedir. Mevcut işin en etkin şekilde yapılması sağlanmakta, yeni işler hızlı bir şekilde uygulamaya konulmakta, iş ile çalışanın uyumluluğu artmakta ve kaynaklar verimli şekilde kullanılmaktadır. İş analizinin yapılması, işe, iş gereklerine ve yetkinliklere uygun, etkin zaman, yöntem ve araç – gereç kullanımlarıyla verimliliği artırmaktadır.

İş analizinin faydalarını şu şekilde sıralayabiliriz:

 Personel performansının değerlenmesi sürecinde kullanılma,

 İşgücü planlaması için gerekli işgücü niteliklerini ortaya koyma,

 Personelin işine ilişkin yaşadığı belirsizlikleri azaltma.

 İş için eğitim programları düzenlenmesinde göz önüne alınacak bilgiler sağlama

 İş ve araç-gereç dizaynında yarar sağlama,

 Personel seçiminde ölçüt oluşturma,

 Örgüt yapısının oluşturulması sırasında alınan örgütsel kararlar için temel teşkil etme

İŞ ANALİZİNİN KULLANIM AMAÇLARI

İş analizi sürecinde öncelikle şirket içindeki belirli bölümler, fonksiyonlar, iş aileleri ve pozisyonlar belirlenerek, analizin kapsamındaki hedef gruplar tanımlanmaktadır. Analiz sonucunda elde edilmesi hedeflenen çıktılar belirlenip; iş tanımları geliştirilip, yetkinlik setleri oluşturulup, kilit performans kriterleri belirlenmektedir.

İş analizinin ana amacı, çeşitli insan kaynakları faaliyetlerinin başarıyla gerçekleşmesi için işin nasıl yapıldığı ve iş içeriği hakkında bilgi toplayıp analiz etmektir. İş analizi, işgörenler tarafından tek tek ya da toplu olarak yerine getirilen işin ayrıntılı biçimde incelenmesini amaçlamaktadır.

Örgütün içerisinde yapılan her çalışma, firmanın stratejik amaçlarına ve hedeflerine yöneliktir. Bu bakımdan, iş analizi süreciyle bu hedef ve amaçlara ulaşılmasına katkıda bulunulmaktadır. İş analizi sonucu elde edilen veriler, örgüt üyelerinin davranışlarının değerlemeye alınması da aynı sonuca yöneliktir.

İş analizinden beklenen amaçlar aşağıdaki gibi özetlenebilir:

- İnsan kaynakları planlamasına yardımcı olmak, gelecekte duyulabilecek işgücü ihtiyacını ve bu işgücünün özelliklerini belirlemek.

- İşe alma kararlarını verirken kullanılacak kesin ve açık kriterler oluşturmak.

- İş performansını geliştirmek için mevcut olan ya da gelecekte ortaya çıkabilecek eğitim ihtiyacını tespit etmek.

- Performans değerleme sisteminin temelini oluşturan iş bilgisini sağlamak.

- Her bir işe ve pozisyona ilişkin bilgileri net biçimde açıklayarak buralarda çalışacak kişilerin kariyer planlarının sağlıklı biçimde yapılmasını sağlamak.

olmak.

- İşler arasındaki ilişkilerin ve işyükü dengelerinin kurulmasına yardımcı

- İş performansını etkileyen olumsuz çalışma koşullarını ortadan kaldırmak ve iş ortamını geliştirmek.

- Ücretleme ve performans değerleme süreçleri için iş grupları oluşturulmasına yardımcı olmak.

- İş ve işçilere ilişkin yasal düzenlemelerin yapılmasında gerekli verileri sağlamak.

İŞ ANALİZİNE DAYALI EYLEMLER

İş analizi yapılırken farklı yöntemler kullanılmaktadır. Bu yöntemlerden yalnızca birisi kullanılacağı gibi birden fazla yöntem kullanmak da mümkündür. İş analizinde soru formu (anket) doldurma, gözlem ve görüşme olmak üzere üç yöntem kullanılmaktadır.

Soru formu ya da anket doldurma: İşin özellikleri ve yapan kişinin özelliklerinin tespitine yönelik sorulardan oluşan soru formu çalışanlara dağıtılır ve toplanır. Formları çalışanlar doldurduğu için gerekli bilgiler, en sağlıklı, en hızlı, en güvenilir şekilde ve düşük maliyetle elde edilir. Anket yöntemi, çalışma saatlerinin belirli olmadığı ya da düzensiz olduğu, gözlem yoluyla analiz yapmanın ya da incelemenin mümkün olmadığı işlerde tercih edilmektedir.

Soru formundaki sorular kişinin özelliğine göre çok farklı bir şekilde algılanabilmektedir. Farklı bölümlerdeki benzer işler için benzer formlarla analiz yapılması daha faydalı olmaktadır. Böylece bilgilerin karşılaştırılmasına imkan tanınmış olacaktır.

Gözlem yöntemi: Yapılması basit ve tekrarlanan monoton işlerin yapılırken nasıl yapıldığının doğrudan görerek belirlenmesi sürecidir. Gözlem, tek başına kullanıldığında yeterli ve geçerli bir iş analizi yöntemi olmayıp daha çok zaman ve hareket etütleriyle birlikte ön bilgi toplama süreci olarak kullanılmaktadır.

Gözlem yönteminde çalışma şartları, işin gidişatı, işin yerine getirilmesi için gerekli olan ustalık ve davranışlarla işte kullanılan araç ve teknik olanaklarla ilgili bilgi sahibi olunması sağlanmaktadır.

Görüşme – mülakat yöntemi: İş analizi için en uygun ve en etkili yöntemdir. İşin nasıl yapıldığına, sürecine, aşamalarına, içeriğine yönelik bilgi elde etmek için işi yapan kişiyle yüz yüze yapılan görüşmelerdir.

Mülakat yöntemiyle, gözlem sırasında gözden kaçan noktalar ve işin fark edilmeyen yönleri tespit edilmektedir.

Her üç yöntemin de eksik bazı yönleri olduğu için iş analizleri yapılırken her üç yöntemden de yararlanılması faydalı olacaktır.

İŞ ANALİZ TEKNİKLERİ FONKSİYONEL İŞ ANALİZİ

Fonksiyonel iş analizi, bir iş sayesinde yerine getirilen faaliyet ile çalışanların o işi tanımlamak için yaptığı faaliyeti birbirinden ayıran bir görev analizi tekniğidir. Bir işin tanımlanması için çalışanların yürüttükleri faaliyetlere odaklanır ve işlerin görevlerden meydana geldiğini varsayar. Dolayısıyla herhangi bir işi tanımlamak için kullanılacak temel birim “görev”dir.

İş özetlerini, iş tanımlarını ve işgören özelliklerini tanımlayıp geliştirmek için tasarlanan fonksiyonel iş analizi, işgören etkinliklerini tanımlamak açısından bir kavramsal sistem ve etkinlik düzeylerini ölçme tekniğidir. Bu teknik ile her iş, işgörenin bilgi ve zihinsel yetenekler ile araç – gereç kullanımı, diğer insanlarla olan ilişkileri yönünden incelenmekte, böylece işlerin birbirlerine göre önem ve kapsamları ortaya çıkarılmaktadır.

Fonksiyonel iş analizi için gerekli bilgiler, anketin yanı sıra gözlem ya da mülakat yoluyla da elde edilebilmektedir.

GÖREV ENVANTERİ

Görev envanteri, belli bir meslekte çalışanlar tarafından gerçekleştirildiği düşünülen görevler veya faaliyetlerden oluşan listeye verilen addır.

Görev envanteri yöntemi, çalışan ve yöneticilerin yardımıyla farklı işlerin bir parçası olan görevlerin ve bunların tanımlarının bir listesinin oluşturulmasına dayanmaktadır. Burada amaç kapsamlı bir görev ifadeleri listesi çıkarmaktır.

Bir meslek alanında yerine getirilen işlerin gerektirdiği görevler sıralanarak, personelin bu görevlerin içinde hangisini yapmakta olduğu, yapma sıklığı, yaparken harcadığı süre, öğrenmek için harcadığı süre üzerinden derecelendirme yapmasıdır. İş tanımlarının hazırlanmasında ve ilere derecede bölümlendirilmiş, standartlaştırılmış işler için uygundur.

Çok ayrıntılı bir teknik olduğu için görev envanteri, işteki düşük ve yüksek performansı birbirinden ayırmaya yarayan ölçütleri ortaya koymaktadır. Özellikle ileri derecede bölümlenmiş, standartlaştırılmış işler için kullanılması uygundur.

POZİSYON ANALİZİ ANKETİ

Pozisyon analizi anketi, çalışma davranışlarını, çalışma koşullarını ve işin özelliklerini gösteren ve çeşitli işlere uygulanabilen 194 maddelik standart bir iş analizi anketidir. İşi analiz eden kişi, anketteki her bir maddenin analiz edilen işe uygulanabilir

olup olmadığını belirlemektedir. Pozisyon analizi anketinde her iş 32 boyutta değerlendirilmekte ve her iş için bir profil çıkarılmaktadır.

Pozisyon analizi anket formu içerisinde yer alan sorular, deneyimli iş analisti tarafından, işin sahibi çalışana, yüz yüze mülakat görüşmesi yöntemiyle yönlendirilmekte ve elde edilen yanıtlar online değerlendirme sisteminde değerlendirilerek iş profil raporu elde edilmektedir. Anket sonucunda işin hangi kaynaklarla, ne tür yetkinliklerle, ne kadar sürede ve ne sıklıkta yapılacağı, sorumluluk alanı ve diğer işlerle olan etkileşimine yönelik oldukça kapsamlı bilgiler elde edilmektedir. Pozisyon analizi anketi sonucunda elde edilen veriler sayesinde işin içeriği, performans ve yetkinlik kriterlerinin yer aldığı iş profili raporu hazırlanmaktadır. Pozisyon analizi anket formu sekiz bölümden oluşmaktadır. Bu bölümler yönetim ve liderlik, işin içeriği, bilişsel yetenek ve beceri gereklilikleri, insan ilişkileri gereklilikleri, bilgi ve veri gerekliliği, işin çıktısı, fiziksel gereklilikler, genişletilmiş iş analiz girdileridir.

KRİTİK OLAY TEKNİĞİ

Kritik olay tekniği, yüksek iş performansı açısından kritik görülen spesifik davranışlara odaklanmaktadır. Bu tekniğin amacı kritik iş görevlerini belirlemektir. Kritik iş görevleri, işi yapan tarafından yerine getirilen ve işte başarıya götüren önemli görev sorumluluklardır.

Kritik olay tekniği genellikle standardize edilemeyen esnek işlerin analizinde kullanılmaktadır. İşteki yüksek performansla düşük performansı birbirinden ayıran boyutları içerecek kadar ayrıntılıdır.

Üstün performans gösteren çalışanlarla yapılan mülakatlardan oluşan kritik olay tekniği, çok az sayıdaki geniş olayların ya da deneyimlerin derinliğine incelenmesini içermekte ve bir uzmanlaşmayı gerektirmektedir.

YETKİNLİKLERE DAYALI İŞ ANALİZİ

Yetkinlik, kişinin iş yaşamında üstün performans göstermesine ya da kendisinden istenilen sonuçları elde etmesine neden olan ayrıt edici bilgi, beceri ve tutumların tümünü kapsayan davranışlardır.Üstün performansla ifade edilen, ortalamadan daha fazla başarı elde edilmesidir. Bir yetkinliğe sahip olunabilmesi ya da geliştirilebilmesi için belirli bir düzeyde “bilgi”, doğuştan gelen “yetenek” ya da sonradan kazanılmış “beceri” ve bunları kullanabilme konusunda geliştirilen “tutum” gerekmektedir. Son olarak da bu özelliklerin gözlemlenebilir, ölçülebilir ve değerlendirilebilir bir “davranış”a dönüşmesi gerekmektedir.

Yetkinlik kavramı ilk defa 1982 yılında Richard Boyatzis’in “The Competent Manager” adlı kitabında kullanılmış ve insan kaynakları literatürüne geçmiştir.

Yetkinlik yönetimi, organizasyonun ve işlerin gerektirdiği davranışların tespiti, çalışanların bu yetkinlikler çerçevesinde değerlendirilmesi ve geliştirilmesidir.

Geleneksel iş analizi, insan kaynakları uygulamalarının etkili bir şekilde gerçekleştirilmesinde şimdiye kadar önemli bir işlev görmesine karşın, artık birçok örgütün, işin yapısındaki değişimler, küresel rekabet, hızlı çevresel değişim, katı hiyerarşik örgüt yapılar yerine basık yapıların tercih edilmesi gibi nedenlerle işe odaklanmaktan, yani işgörenin ne yaptığından, bireylere ve onların yetkinliklerine yönelme ihtiyacı duymaktadır. Bu yönelme, yetkinliklere dayalı iş analizi yaklaşımının uygulanmasını gündeme getirmiştir. Bu yeni yaklaşımda kişinin ne yaptığından çok nasıl yaptığı önemlidir ve dolayısıyla çalışanın kendisine odaklanılmaktadır. Öte yandan kişinin işinde performansını artırabilmesi için sahip olması gereken yetkinlikler,

yetkinliğe dayalı iş analizi çalışmalarıyla belirlenmektedir.

Bir iş için ihtiyaç duyulan beceri ve davranışları belirlemeye, yetkinliklere dayalı iş analizi çalışması denmektedir. Yetkinliklere dayalı iş analizinde, işe odaklanma yerine her bir işi ya da pozisyonu işgal eden bireylerin sahip olmaları. gereken bilgi, beceri ve göstermeleri gereken davranışları belirlenmektedir. Yetkinliklere dayalı iş analizi sonucunda geliştirilen yetkinlik profilleri, doğru kişileri işe almada, yüksek performanslı kişileri vasat olanlardan ayırt etmede, üstün performanslı olanları elde tutmada ve eğitim ve geliştirmede firmalar için önemli avantajlar sağlamaktadır.