Performans Değerlendirme Nasıl Yapılır?

PERFORMANS DEĞERLENDİRME

İşletmeler, hayatta kalabilmek ve rekabetçi üstünlük elde etmek için sürekli olarak performanslarını iyileştirmek durumundadırlar. Örgütsel ve bireysel performans iyileştirilemezse, bugünün rekabetçi dünyasında üstünlük elde etme şansı önemli ölçüde azalmaktadır. Bu nedenle performans yönetimine daha büyük önem verilmektedir.

Rekabette sürekli üstünlüğü sağlama, sadece insan kaynağının kesintisiz geliştirilmesiyle korunabilir. Performans yönetimi, önceden belirlenmiş amaçlar ve standartlar çerçevesinde performansı anlayıp yöneterek örgütsel, işlevsel, birimsel ve bireysel performansı iyileştirmeyi amaçlamaktadır.

İşgören seçiminde ve eğitiminde gösterilen özene karşın, tüm çalışanların aynı performansı göstermesi beklenemez. Kişilerin doğuştan gelen yetenekleri, işe ilgi ve uyum gibi özellikleri her zaman farklılıklar gösterir. İnsan kaynakları yönetimi çalışanlar arasındaki bu farklılıkları izlemek, ölçmek ve objektif kriterleri baz alarak değerlemek zorundadır.

Performans yönetimi, işlerin uygun bir şekilde tasarlanmasını ve örgütün stratejik amaçlarını gerçekleştirmek için nitelikli personelin kiralanmasını, eğitilmesini, ödüllendirilmesini ve motive edilmesini sağlamaktadır.251 Tıpkı diğer insan kaynakları sistemleri ve işlevleri gibi, performans yönetim sisteminin hedefi çalışanın kendisini gerçekleştirmesini geribildirimle sağlamaktır.

Abraham Maslow’a göre kendini gerçekleştirmek;

- Kendi güçlü yönlerini kullanmak ve geliştirmek,

- Gelişim ihtiyaçlarını saptamak ve bunları dünden daha iyisini yapmak amacıyla kullanmak,

- Kendisinin ve organizasyonun hedeflerine ulaşmasını sağlayarak şirketin vizyonuna ve kendi yaşam kalitesine önemli katkılarda bulunmaktır.

İşgören, işinde iyi bir performans gösterdiği takdirde, ekonomik ve sosyal yönden fırsatlar elde eder, ilerler, terfi yoluyla yükselir. İşgören görevlerini maksimum düzeyde yerine getirdiğinde ve üstün performans gösterdiğinde, firmanın da stratejik hedeflerine ulaşma şansı artar.

PERFORMANS DEĞERLENDİRMENİN AMAÇLARI

Performans, bir çalışanın belirli bir zaman kesiti içerisinde kendisine verilen görevi yerine getirmek suretiyle elde ettiği sonuçlardır.253 Başka bir ifadeyle performans, belirlenen koşullara göre bir işin yerine getirilme düzeyi ya da işgörenin davranış biçimi olarak tanımlanabilmektedir.254 Bu tanımlardan anlaşılacağı üzere performanstan söz edebilmek için önceden belirlenmiş amaç ve belirli bir zaman içinde ölçülebilir çaba sonucunda ölçülebilir amaç yakınlaşmasının olması gerekmektedir.

Kişinin yeteneklerini, gizli gücünü, iş alışkanlıklarını, davranışlarını ve benzer niteliklerini diğer kişilerle karşılaştırmak suretiyle yapılan sistematik bir ölçme olan performans değerlendirme ise bir bireyin ya da bir takımın iş performansını gözden geçirme ve değerlendirme sistemidir.

Başka bir tanımla performans değerlendirme, örgütlerde belli amaçlara göre, personelin görevindeki başarı, tutum ve davranışları ile ahlaki durum ve özelliklerini belirleyen, örgütün başarısına olan katkılarını değerlendiren planlı ve çok evreli bir süreçtir.

Performans değerlendirmesi, performansı geliştirmek, eğitim ihtiyaçlarını ortaya çıkarmak, kariyer yönetimi ve ödül sistemlerini yerine getirmek için çok önemli bir bilgi toplama sistemi olarak

belirtilmektedir.

Performans değerlendirmenin amaçları; örgütsel etkinliği iyileştirmek, işgörenleri motive etmek ve eğitim ve geliştirmeyi mükemmelleştirmektir. Örgütlerin verimliliği yalnızca teknoloji ve sermayeye bağlı değildir. Bunlarla birlikte insan kaynakları da bu konuda aynı derece önemlidir. Çünkü işgörenin yaptığı ya da yapmadığı her şey örgütün verimliliğini etkilemektedir.

Performans değerlendirmesinden beklenen amaçlar genel olarak şöyle de sıralanabilmektedir:

- İnsan gücü planlaması için personel envanteri hazırlamak,

- İşgörenin eğitim gereksinimlerini saptamak,

- Terfi ve nakillerde nesnel ölçülere göre seçim yapmak,

- Yeterliliği baz alan ücret artışları konusunda yönetici kararlarına yardımcı olmak, ,

- Organizasyonun ödül ve ceza sistemine anahtar girdi olarak hizmet vermek

- Çalışan – yönetim ilişkilerini geliştirmek,

- Bireylerin yetersiz yönlerini kendilerine ileterek gelişmelerine ve motivasyonlarına olanak sağlamak,

- İşte başarısızlığı kesinleşen işgörenleri işten uzaklaştırmak.

Performans değerlendirmesinin, insan kaynakları yöneticisi açısından önemi aşağıdadır:260

- Zorlayıcı ama gerçekçi hedeflerin astlara iletilmesini sağlar. Böylelikle işgörenler de bu hedeflere ulaşabilirler,

- Çalışanlara vaktinde geribildirim sunulması üretkenliği artırır,

- Kuruluşun, işçilerin ücretleri, profesyonel gelişim ve terfileri konusunda karar almasına yardımcı olur,

- İşine son verilmiş, düzeyi indirilmiş ya da liyakat zammı verilmemiş çalışanların açacakları yasal davalara karşı korunma sağlar.

PERFORMANS DEĞERLENDİRME SÜRECİ VE YÖNTEMLERİ

Performans değerlendirme sürecinin başlangıç noktası, örgütsel hedeflerin bireysel hedeflere dönüştürülmesidir. Bireysel hedefler, çalışanların kendilerinden ne beklenildiğini, hangi hedeflere ulaşılması gerektiğini ortaya koymaktadır. Performans değerlendirmesi hangi amaçla yapılacaksa ona ilişkin özel hedeflerin belirlenmesi gerekmektedir. Belirlenen bu hedeflerin de başarılabilir nitelikte olması ve yazılı hale getirilmesi zorunludur. Değerlendirme sürecinin sonunda değerlendirici ve işgören, birlikte iş performansını gözden geçirir ve oluşturulmuş performans standartlarına göre fiili durumu karşılaştırır. Bu karşılaştırma sayesinde çalışanların bu standartları ne derecede karşılamış oldukları belirlenir, eksikliklerin nedenleri ortaya çıkarılır ve sonuçta sorunları düzeltmek için bir plan geliştirilir.

Performans değerlendirme süreci aşağıdaki şekilde sıralanmaktadır:

- Performans değerleme kriterlerinin belirlenmesi,

- Performans değerleme standartlarının belirlenmesi,

- Performans değerleme periyotlarının belirlenmesi,

- Değerlemecilerin eğitimi,

- Yönetici ve çalışanlara bilgi verilmesi,

- Performans değerlemenin kim ya da kimler tarafından yapılacağına karar verilmesi.

Bireysel niteliklerdeki iyileşmelerin, örgütsel düzeydeki iş sonuçlarına dönüşüp dönüşmediğinin tespitinden önce çalışanın birey olarak performansında hedeflenen gelişmenin sağlanıp sağlanmadığının saptanması gerekmektedir. Bu da doğru kurgulanmış ve işlerlik kazandırılmış bir performans değerleme sisteminin varlığını gerekli kılmaktadır. Performans değerleme sistemi, bireysel başarının ulaştığı seviyenin belirlenmesinde farklı yöntemler kullanılıyor olsa da, işletmenin elinde bulunan tek araçtır. Sistem, özellikle birden çok insan kaynakları alt sürecine aynı anda veri sağlama özelliği ile diğer insan kaynakları sistemlerinden farklılaşmaktadır. Bu anlamda performans değerleme sistemi, ücretlendirme, kariyer planlama, eğitim, işten çıkarma, iş dizaynı uygulamaları gibi birçok alt sistemin yapılandırılmasında bilgi girdisi sağlayan kritik bir süreçtir. Doğru bir ihtiyaç eğitim analizi, adil bir ücret düzeyi, başarılı bir kariyer planlama süreci, doğru bir işten çıkarma kararı ya da iş dizaynı uygulamalarında başarı için adil, objektif, bilimsel ilke ve kurallara bağlı kalınarak uygulanmış bir performans ölçüm sistemine ihtiyaç bulunmaktadır. Ancak gerçekçi olmak gerekirse, bireysel performansı yüzde yüz doğru olarak ölçümlemek mümkün değildir. Yapılması gereken ve uygulamada da aslında yapılmaya çalışılan, her geçen gün daha doğrusunu uygulamaya çalışmak, sistemin sürekli iyileştirilmesine – geliştirilmesine olanak sağlamaktır.

İşgörenlerin performansları aşağıdaki kriterler esas alınarak değerlendirilmektedir.

Kişilik özellikleri: Kişisel niteliklerin, özelliklerin ve alışkanlıkların kişinin çalışmasına yansıyacağı ve onun performansını etkileyeceği varsayımıyla kişiliğin değerlendirilmesine önem verilebilmektedir. Bu kişilik özellikleri doğruluk, dürüstlük, güvenilirlik, nezaket, zeka, hız, ataklık, dayanıklılık, temizlik ve düzenlilik, dış görünümdür.

Davranışlar: Kişinin herhangi bir görevle ilişkili davranışı değerlendirmeye alınır. İyi ya da kötü olarak görülen kritik insan davranışlarını içerir. İyi ya da kötü olarak görülen kritik insan davranışlarını içerir.

Yetkinlikler: Yetkinliklere dayalı kriterler, işgörenin bilgisini, becerisini ve davranışlarını içeren sergilenebilir özelliklerdir.265 Bu özellikler liderlik, inisiyatif alma, ekip çalışması, karar verme ve sorun çözmedir. Performans değerlendirmede yetkinliklerin kullanılmasındaki temel amaç, üstün performanslı çalışanları orta düzeyde performans gösterenlerden ayırmaktır.

Görev çıktıları: Çoğu durumlarda görev bitiminde elde edilen çıktılar, değerlendirmede esas alınır. Gerçekleşen etkinliklerin genellikle miktarı ya da ne kadar az girdiyle ne kadar çok çıktı üretildiği üzerinde durur. Yönetimin kaliteye ya da müşteri memnuniyetine önem vermediği durumlar için uygundur.

İyileşme ve Gelişme Potansiyeli: Kişinin yeteneğinin geliştirilip geliştirilemeyeceği, yükselme potansiyeli değerlendirmeye alınır. Geleceğe ve sadece personeli geliştirmeye değil, fakat aynı zamanda firmanın amaçlarını gerçekleştirmede ihtiyaç duyulan davranış ve çıktılara da önem verilmesi gerekir.

İşgörenin iş performansını değerlendirmek amacıyla çok çeşitli “performans değerlendirme yöntemleri” geliştirilmiştir:

Grafik değerlendirme yöntemi: İşgören performansını spesifik işgören davranışı ya da karakteristiklerini kullanarak değerlendiren değerlendirme skalasıdır. Grafik skalaları en popüler performans değerlendirme yöntemlerinden birisidir. Grafik skalası, belirli bir işin başarı ile yürütülmesi bakımından en önemli görülen niteliklerin bir skala üzerinde en kötüden en iyiye ya da en iyiden en kötüye doğru derecelendirilmesi esasına dayanır. Bunun için genelde “üstün”, “iyi”, “tatminkar”, “marjinal”, “tatmin edici olmayan” şeklinde beşli bir skala oluşturulur.

Karşılaştırma yöntemleri: Sıralama yöntemi : Sıralama yönteminin esası, bir kişiyi diğerleriyle karşılaştırmaktır. Tüm işgörenler, işbirliği, tutum, kişisel girişim gibi bir ya da daha fazla nitelik açısından en iyi olanından en zayıf olanına doğru sıralanırlar.

Adam adama k arşılaştır ma: Karşılaştırmanın ikinci yöntemi olan adam adama karşılaştırma, kesin bir sıralama ortaya çıkarır ve yalnızca bir bireyin başka birine göre üstünlüğünün, özen, doğruluk, hız, işbirliği gibi nitelikler açısından yargı yoluyla oluşturulmasını öngörür. Her bir işgörenin performansı, gruptaki her bir işçinin performansıyla karşılaştırılır.

Zorunlu dağılım yöntemi: Değerlendiricilerin değerledikleri işgörenleri öznel yargılarla değerlendirme ölçeğinin herhangi bir yerinde kümelendirmelerini ve bu nedenle ortaya çıkacak tutarsızlıkları önlemek amacıyla geliştirilmiştir. Bu yöntemde değerlendirmeci çalışanların performanslarını karşılaştırarak onları belirli yüzde oranlarına göre farklı performans düzeylerine dağıtacaktır. Çalışanların performans düzeyleri çan eğrisi biçiminde olabilir, ancak en büyük sorun çan eğrisinin az sayıda çalışan grubuna uygulanamamasıdır.

Zorunlu seçim yöntemi: Bu yöntemde kullanılan değerlendirme ölçeği formunda her biri dört ya da beş cümleden oluşan çok sayıda tanıtımsal deyim grupları yer almaktadır. Değerlendirici her bir grup içinde değerlenmekte olan bireyi en iyi biçimde tasvir eden ve kişinin durumuna en az uyan iki cümleyi işaretlemek zorundadır. Her cümleye verilen ağırlık değerlendiriciden gizlenmiştir. Böylece diğer yöntemlerden daha nesnel ve kişisel önyargılardan daha fazla soyutlanmıştır.

Kritik olay yönetimi: Oldukça mükemmel ve iyi olmayan işgören iş eylemlerinin yazılı kayıtlarını korumayı gerektiren performans değerlendirme yöntemidir. Bu yöntem, işgören davranışındaki kritik olayları teşhis etmeyi, sınıflandırmayı ve kaydetmeyi içermektedir.

Yerinde inceleme ve gözlem yöntemi: İnsan kaynakları uzmanı masasından ayrılarak, bireysel işgörenlerin çalışmaları hakkında bilgi elde etmek için amirin görev alanına gider, amire her bir astın başarısı hakkında ayrıntılı sorular sorar ve sonra değerlendirme raporunu hazırlamak için bürosuna döner.

Davranışsal temellere dayalı değerlendirme ölçekleri: Bireylerin spesifik iş gereklerini etkinlikle yerine getirecek davranışı ne oranda sergileyebildiklerini ölçmeye yöneliktir. Bu yöntemin odağı performans sonuçları değil, işin yapılmas sırasında gösterilen fonksiyonel davranışlardır. Geleneksel değerlendirme ölçekleri ile kritik olay yönteminin unsurlarının bileşiminden oluşmaktadır.

Sonuca dayalı sistem: Yönetici ve işgörenler biraraya gelerek, gelecek değerlendirme dönemi için bireysel hedefler ve amaçları birlikte belirlerler ve dönem sonunda amaçları gerçekleştirme düzeyini gözden geçirirler.

Takıma dayalı performans değerlendirme: Bu yöntemin en temel özelliği çalışanlar arasında

rekabeti değil, işbirliğini ve yardımlaşmayı teşvik etmesi ve grup dayanışmasını sağlamasıdır. Takım çalışmasında hem takımın performansı, hem de kişilerin ayrı ayrı performansı dikkate alınarak değerlendirilmelidir.

PERFORMANS DEĞERLENDİRME SONUÇLARININ ANALİZİ

Performans değerlendirmesinde izlenen politika ve uygulanan yöntemlerin ne ölçüde başarıya ulaştığını ölçmek için son aşamada sonuçların kontrol edilmesi gerekmektedir. İşgörenlere ilişkin yapılan değerlendirmenin ne derece sağlıklı ve tutarlı olduğunu denetlemek amacıyla Gos eğrisi ve Halo etkisi olmak üzere iki yöntemden yararlanılır.

Gos eğrisi, işgörenler üzerinde yapılan değerlemelerin denetiminde kullanılan bir yöntemdir. Bu eğride beş değer vardır: 

1. Çok kötü: İşgörenin işin gereklerine yetersiz kaldığı görülür. 

2. Normalin altında: İşgörenin işe ne yeterli ne yetersiz olduğu görülür. 

3. Normal: İşgörenin işine uyumlu, bilgi ve beceride yeterli olduğu görülür.

 4. Normalin üstünde: İşgörenin normalin üzerinde bir yeterliği olduğu görülür. 

5. Çok iyi: İşgörenin işin gereklerinin çok üstünde yeteneklere sahip olmasına karşın uyumsuzluk nedeniyle verimli kullanılmadığı görülür.

Halo etkisi yönteminde değerlemecinin bir işgörenin herhangi bir özelliğini değerlendirirken bilinçli ya da bilinçsiz olarak diğer özelliklerinin etkisi altında kalıp kalmadığı araştırılır.