Oryantasyon Nedir?

Yeni çalışanınızın ilk iş günü; bilgisayarını açıp boş oturarak, yöneticisini merak ederek, yalnız başına öğlen yemeği yiyerek ve ertesi günün daha iyi geçeceğini umut ederek geçiyorsa bir şeyler ters gidiyor demektir. Çünkü etkili oryantasyon yalnızca yeni çalışana organizasyondaki görevlerini aktarmakla kalmaz, şirket kültürüne “hoş gedin” denmesini de sağlar. Boş pozisyonlara ne kadar iyi adaylar yerleştirilmiş olursa olunsun yeni çalışan kurumun kendisine değer verdiğini hissedemiyor, sosyal kaynaşma sağlanamıyor, kısacası çalışan kurumun bir parçası haline getirilemiyorsa işe alım sonrasında bazı sorunlar yaşanabiliyor. Bu sorunların en büyük sebebi ise ilgili kurumda başarılı bir oryantasyon programı uygulanamıyor olmasıdır. Hatta haftalarca masası ve sandalyesi olsun diye bekleyen mağdur çalışanlar da mevcut. Her işletmenin iş mutfağı vardır, çalışanları ne kadar mutfak kısmını iyi bilirlerse koordinasyonlu çalışır ve başarılı sonuçlar elde ederler. İşletmeyi tanıtıcı yayın, görsel ve işitsel teknikler, çalışanlarla yapılan görüşmeler vb. kullanılabilir. Hangisinin uygulanacağı ise oryantasyonun amacına ve kapsamına göre değişebilir. 

Oryantasyon süresi ise genelde işin karmaşıklığına ve pozisyonun özelliğine göre 2 hafta – 1 ay arasında değişebilir.

Oryantasyonun kelime anlamı nedir?

Yönlendirme, kılavuzluk etme anlamlarını taşıyan ve Fransızca orientation kelimesinin Türkçe söylenişi olan oryantasyon ile işe yeni başlayan çalışanların işin gerektirdiği tutum ve bilgileri edinmeleri, düşünsel ve/veya bedensel becerileri kazanmaları, bu şekilde en kısa zamanda kendilerini önemli hissederek kuruma aidiyet hissinin oluşması, işe ve kuruma uyumlarının sağlanması amaçlanır. Aynı zamanda çalışanın aktarılan bilgilere uyup uymadığı denetlenerek, sorular sorularak, hataları düzeltilerek hem işi öğrenmesi hem de eğitilmesi amaçlanır. İşletmelerde mevcut düzenin devamı, kurumsal hafızanın korunması ve gelişim için oryantasyon eğitimleri büyük önem taşır.

Oryantasyon eğitimi temel ve mesleki oryantasyon olmak üzere ikiye ayrılabilir.

Temel oryantasyonda;

Yeni çalışana işletmenin geçmişi ve bugünü,

Marka değeri, 

Örgütsel yapısı,

Üst yönetim pozisyonları ve bu görevleri yürüten yöneticilerin isimleri,

Organizasyon yapısı,

Bölümler,

Üretilen mal ve hizmetler,

Üretim hattı ve süreci,

İşletme kural ve politikaları,

Kalite uygulaması, 

Güvenlik uygulamaları,

Misyonu, Vizyonu ve Hedefleri

İşletmenin geçmiş ve mevcut performansı,

İşletmenin fiziki yapısı gibi konularda bilgi verilerek işletme tanıtımı yapılırken,

Deneme süresi,

​​Ücret ödeme şekli ve ödeme günleri,

Fazla mesai, resmi tatil ve izinler,

Çalışma ve ara tatili saatleri,

Yemek ihtiyacının sağlanma durumu,

Eğitim olanakları,

Varsa Servis olanağı ve güzergâhları,

Sigorta düzenlemeleri,

Personele sağlanan diğer olanaklar ve hizmetler,

İş yeri hekimi çalışma gün ve saatleri,

Rapor uygulamaları,

Emeklilik sistemi,

Disiplin kuralları ve yönetmeliği,

Personel yönetmeliğinde yer alan bilgiler,

Harcırah, ek ve sosyal haklar gibi konular özlük haklarıyla ilgili bilgilendirme yapılır.

Yeni çalışanın yöneticilerle, çalışma arkadaşlarıyla, İnsan Kaynakları Bölümü çalışanlarıyla, iş yeri hekimiyle, eğitmenlerle, pozisyonu gereği çok fazla iletişimde olabileceği bölüm çalışanlarıyla tanıştırılması da temel oryantasyon kapsamında gerçekleştirilir.

Mesleki Oryantasyon; yeni çalışanın işbaşında öğrenerek uygulamayı kolaylaştırması ve işe uyum sürecinin kısaltılması amaçlanır. Ne kadar deneyim sahibi olursa olsun yeni çalışandan ilk günlerde iyi performans beklemek haksızlık olur.

Oryantasyon sorumlusu tarafından hangi bilgiye nasıl ve nereden ulaşılabileceğinin açıklanması,

İşin konumu, amacı ve diğer işlerle olan ilişkisi

Kurum kültürünün, iletişim kurallarının, çalışma ortamı alışkanlıklarının yeni çalışana aktarılması;

Bölüm/birim hedeflerinin yeni çalışanla paylaşılarak çalışanın sorumluluklarını önceliklendirilmenin aktarılması,

***Mesleki oryantasyon sürecinde iş güvenliği sağlanarak yeni çalışan için risksiz bir çalışma ortamı sağlanmalıdır.

İşletmenin Hazırlığı;

İşe yeni başlayacak çalışanların ilk iş gününden önce

Çalışma yeri ve bilgisayarının hazırlanması,

e-posta adresinin alınması,

Telefon numarasının ve cihazın belirlenmesi,

Personel devam kartının hazırlanması,

Fotoğraflı kısa özgeçmişlerinin tüm kuruma sanal yolla veya ilan panosuna asılarak duyurulması,

Yeni çalışan için hoş geldiniz çiçeği, yazısı/kartı hazırlanması ve iletilmesi, 

Yeni çalışanın ilk gün İnsan Kaynakları Bölümü tarafından karşılanması ve oryantasyon süreci hakkında bilgilendirilmesi,

Yeni çalışanlara mümkünse işe başlamadan önce veya ilk günlerinde oryantasyon sunumu yapılması gibi konular temel oryantasyon süreci içindedir.

Yer alan konuları içeren üst düzey yöneticilerin fotoğraflarının ve iletişim bilgilerinin de olduğu sunumlar olarak hazırlanmalıdır.

Oryantasyon eğitiminin içeriği ne olmalı?

Oryantasyon programının kapsamı ve içeriği işletmenin ölçeğine göre farklılık gösterebilir. Küçük ölçekli işletmeler genelde daha az sayıda ve nadir işe alım yaptıklarından dar kapsamlı programlar uygulayabilirler. Bu tarz işletmelerde yeni personeli işe alıştırma görevini de genelde ilk yönetici veya görevli uzman yerine getirir. Sık ve geniş ölçüde işe alım yapan büyük ölçekli işletmelerde ise kapsamlı ve biçimsel oryantasyon programlarının uygulanması daha isabetli olur. Her iki durumda da önemli olan oryantasyon kapsamındaki tüm uygulamaların ilk yöneticiler ve İnsan Kaynakları Bölümü ile paylaşılmasıdır. Tasarladığımız oyunla oryantasyon eğitimi ekip çalışması, iletişim, yaratıcılık, farklılıkların yönetimi, eğitim, güven ve kalite gibi temel değerleri iletiyor. Bu fikirleri çalışanın günlük iş yaşamına aşılamayı hedefliyoruz, bu sayede arzu edilen kültür tüm organizasyonda güçlendirilmiş oluyor. İdeal olarak, çalışan yeni pozisyonlara, birimlere ve hatta yeni ülkelere atandığında bu fikirleri beraberinde götürüyor.  Başarılı bir oryantasyon programı yeni çalışanın ihtiyaç duyabileceği tüm bilgileri içermelidir, oryantasyon prosedürü de bu bilinçle hazırlanmalıdır.

Oryantasyon programının başarılı olabilmesi için İnsan Kaynakları bölümüne çok fazla sorumluluk düşer. 

- Yeni çalışanın oryantasyon eğitimi öncesinde beklentileri öğrenilmeli

- Sonrasında da beklentilerinin karşılanıp karşılanmadığı değerlendirilerek gerekirse yeni düzenlemeler yapılmalı

- Uygulanan oryantasyon eğitiminin etkinliğini ölçmek için yeni çalışanın oryantasyon eğitimini ve sorumlusunu, oryantasyon sorumlusunun da yeni çalışanı değerlendirdiği bir süreç tasarlanmalı

- Alınan sonuçlar mutlaka ölçülerek raporlanmalı ve süreçte gerekli iyileştirmeler yapılmalı

- Oryantasyon kapsamındaki işlerin getireceği iş yükü nedeniyle işletmelerin İnsan Kaynakları departmanında oryantasyondan sorumlu bir çalışan istihdam edilmeli

Oryantasyonun faydaları nelerdir?

Oryantasyon sürecini de işe alma fonksiyonun bir parçası veya devamı olarak görmeleri;

İşe alma sürecini yeni çalışanın kendini kurumun bir parçası olarak görmeye başlamasıyla sonlandırmaları;

Temel oryantasyon eğitiminin yeni çalışan işe başlamadan hemen önce veya işe başladığı ilk günlerde gerçekleştirilmesi;

Oryantasyon eğitiminin uzun süreli ve sürekli bir süreç olarak düşünülmesi;

Personelin kendine aktarılan bilgileri öğrenmekten sorumlu tutulması ve öğrenmenin ölçülmesi;

Oryantasyon sonunda katılımcılara başarı belgesi verilmesi ve oryantasyon eğitiminin yeni çalışanın ihtiyaç duyabileceği tüm bilgileri içermesi gerekir.

Başarılı uygulamalar şirkete ne kazandırır?

Çalışanların işletmeye uyumları sağlanarak sosyal kaynaşma gerçekleştirilir, personel devir hızı düşer, bilgisizlikten doğacak şikâyetler önlenir, İşi anlama ve kavramaları hızlanır, Bütünü görebilirler, çalışanların deneme yanılma yoluyla öğrenmeleri engellendiğinden kuralların bozulmasının ve mevcut düzenin alt üst edilmesinin önüne geçilir, ayrıca işverene pozitif yansır, iş görenin iş verimliliği artar.